Z magazynem Nowy Marketing o eventach rozmawiał Krzysztof Retecki - event manager Agencji Power.

1. Czego nie zastąpią eventy online? Jakie są ich minusy? Dlaczego powrót do offline'u jest ważny?

Po wprowadzeniu licznych obostrzeń wczesną wiosną, branża eventowa została praktycznie z dnia na dzień całkowicie zamrożona. W związku z trwającym przestojem, agencje eventowe lawinowo zaczęły przestawiać się na działania online.

W tym czasie można było zaobserwować, jak właściwie wszystkie liczące się firmy z sektora wydarzeń, dodawały na stronach zakładkę „eventy online” lub „wydarzenia online”. Firmy techniczne budowały w swoich magazynach lub wynajętych przestrzeniach studia umożliwiające produkcję i stream tychże wydarzeń.

Z moich obserwacji wynika, że w tamtym czasie klienci podchodzili do tego typu rozwiązań dość sceptycznie, co oczywiście jest zrozumiałe. Jeszcze przed pandemią, zdarzało się, że realizowaliśmy streamy zazwyczaj na facebooka lub youtube z wydarzeń organizowanych „tradycyjnie”, czyli offline. Natomiast raczej nikt nie organizował całości takiego spotkania w wynajętym studio. Brakowało nam wiedzy i doświadczenia, choćby referencji potrzebnych do zaprezentowania klientowi czy formuły wydarzenia online. Myślę, że to wpływało na odczucia i obawy klientów, czy aby na pewno takie wydarzenie może się udać czy dzięki niemu osiągną swoje cele. Wczesną wiosną dominującą tendencją stało się więc przekładanie realizacji na jesień lub następny rok.

Dziś, po półrocznej praktyce w naszym portfolio znalazły się udane realizacje online’owe. Jesteśmy gotowi na tworzenie tego typu eventów. Uważam jednak, że prawdziwy rozwój tej gałęzi jest dopiero przed nami.

Oczywiście pewnych rzeczy nie jesteśmy w stanie przenieść do online i trzeba się z tym liczyć. Do takowych należą te podstawowe, na których opiera się cały event marketing, czyli emocje uczestników, doświadczanie chwili i kontakt interpersonalny. Myślę, że można to porównać do spektaklu teatralnego oglądanego na żywo i w telewizji. Oczywiste jest to, że emocje będą o wiele intensywniejsze na sali teatralnej, gdzie aktorów mamy na wyciągnięcie ręki, niż przed własnym ekranem w domowym zaciszu. To właśnie ta odległość i brak bezpośredniej interakcji uczestników sprawia, że formuła online jest mniej atrakcyjna w odbiorze. Do tego dochodzą różnego typu rozpraszacze, których pełno w domu, jak choćby dzieci, które domagają się atencji, zwyczajne obowiązki takie jak gotowanie, sprzątanie czy odbiór paczki od kuriera itp. Wpływa to w negatywny sposób na możliwość pełnego skupienia się na odbiorze treści.

2. Obecnie, w dobie pandemii na rynku dostępnych jest cała masa szkoleń, webinarów czy konferencji online. Jak taka mnogość wpływa na rynek eventów online? Czy odbiorcy nie czują przesytu tą formą?

Musimy pamiętać, że zarówno dla agencji, firm technicznych, klientów czy odbiorców końcowych eventy online są nowością, którą wymusiła pandemia Covid-19 i wprowadzone restrykcje. Nadal jesteśmy w fazie rozwoju i szukania najlepszych rozwiązań, a także zbierania doświadczeń realizacyjnych. Uczymy się pewnych narzędzi, a inne odrzucamy. Od kilku miesięcy na rynku pojawia się coraz więcej rozwiązań w postaci platform konferencyjnych czy targowych, które mają za zadanie uatrakcyjnić i jednocześnie uprościć odbiór wirtualnego eventu.

Na co dzień możemy korzystać z wielu webinarów i szkoleń online. Co moim zdaniem jest bardzo ok, bo każde z tych wydarzeń znajduje swoje niepowtarzalne grono odbiorców. Ja sam coraz częściej korzystam z takiej formy rozwoju i uczestniczę w różnych szkoleniach dostępnych w przestrzeni online. Każdy może tu wybrać coś dla siebie.

Z drugiej strony im więcej eventów online, tym więcej doświadczeń produkcyjnych, co w znaczący sposób wpłynie na jakość kolejnych realizacji.

Trudno mi jednak określić czy odbiorcy są przesyceni dużą ilością treści online czy są raczej zmęczeni obecną sytuacją i nieprzewidywalnością rozwoju epidemii. Dla wielu osób zdalna praca czy nauka i ciągłe spotkania na platformach komunikacyjnych jest czymś absolutnie nowym i faktycznie może być to męczące. Myślę, że wszyscy bardzo tęsknimy za normalnością, za normalnymi spotkaniami, konferencjami czy koncertami.

3. Jak wygląda doświadczenie uczestnika konferencji online w porównaniu do uczestnika konferencji offline? Jak forma online wpływa na przyswajanie informacji z wydarzeń, konferencji? Czy jest ona mniej angażująca dla odbiorcy, przez co jego koncentracja i przyswajanie informacji jest słabsze?

Doświadczenie uczestnika konferencji online w dużej mierze zależy od atrakcyjności przekazywanych treści. Nie mówię tutaj tylko o warstwie merytorycznej, ale przede wszystkim o jakości produkcji. W naszej agencji jesteśmy właśnie po wnikliwej i dogłębnej analizie całego rynku online. Bardzo szczegółowo przyglądaliśmy się realizacjom, które odbywały się w ostatnim czasie i mamy sporo wniosków, które próbujemy zaimplementować w naszych wydarzeniach. Oczywiście bazujemy również na własnych doświadczeniach w tym segmencie.

Pamiętajmy, że aby event online był angażujący dla odbiorców musi być przemyślany i zaplanowany w każdym najdrobniejszym detalu. Do produkcji wydarzeń online podchodzimy dokładnie w taki sam sposób jak do eventów offline. Analizujemy grupy docelowe, tworzymy pełen scenariusz realizacyjny, a nawet ustalamy reżyserię kamer. Bardzo szczegółową uwagę kierujemy na kreację i warstwę graficzną. Czasami drobne rzeczy mogą sprawić, że nasza konferencja stanie się bardziej interesująca i mocniej skupi uwagę odbiorców. Do takich rzeczy należą teasery, jingle wizyjne i audio, krótkie filmy korporacyjne stworzone specjalnie na okazję eventu, a także zaplanowanie atrakcji w formie np. koncertu, warsztatów kulinarnych czy gry scenariuszowej.

Aby to wytłumaczyć podam jeden przykład z realizacji, którą oglądałem jakiś czas temu. Była to gala online, podczas której odbywało się wręczenie nagród. Zaskoczyło mnie, kiedy prowadzący wyszedł i początkowo nie wiedział gdzie ma stanąć na scenie, a następnie przeczytał nazwiska zwycięzców i już. Zabrakło czegokolwiek, jakiegoś urozmaicenia. Przy tego typu realizacjach aż się prosi o wstawki wizyjne z krótkim info o nominowanych, przedstawienie sylwetki nagrodzonego. Następnie przy odbiorze nagrody warto podłożyć jingle audio czy nawet dźwięk owacji publiki. Wielką różnice robi również sam ruch kamery, zamiast kręcenia z ujęcia statycznego. Są to swojego rodzaju „smaczki”, które w odbiorze naprawdę robią różnicę, a przy tym wszystkim nie generują dużych kosztów. Kolejnym elementem na który zwracamy szczególną uwagę to reżyseria kamer i planowanie prób. Nie wyobrażam sobie eventu bez próby, na której wszystkie osoby które choćby przez chwilę znajdują się na scenie, nie są poinstruowane jak się na niej ustawić, w którą kamerę patrzeć, jak stanąć, aby nie zasłaniać treści wyświetlanych na ekranie, co również się zdarza. Niestety, brak przećwiczenia scenariusza krok po kroku jest później mocno widoczny w postaci zawahań na scenie, nieumiejętności ustawienia się na niej, patrzenia w złą kamerę czy wręcz przeciwnie, zauważalne patrzenie na treści wyświetlane na podglądzie, co oczywiście bardzo wpływa na całościowy odbiór i finalnie na przyswajanie treści przez odbiorców.

4. Istotną częścią wielu wydarzeń jest networking i komunikacja pomiędzy uczestnikami. Czy forma online'owa networkingu może zastąpić z powodzeniem formę offline'ową? Dlaczego?

Nawiązywanie kontaktów i wartościowych relacji międzyludzkich jest istotą eventów. Osobiście uważam, że nic nie zastąpi żywego kontaktu face to face, kiedy mamy pełną interakcję z drugą osobą i możliwość patrzenia rozmówcy prosto w oczy. Z drugiej strony forma networkingu online istnieje już od kilku lat dzięki portalom społecznościowym, w szczególności tym nastawionym pro-biznesowo, takim jak choćby linkedin. I znowu, oczywistą zaletą jest zasięg i wygoda użytkowania.

Jeśli chodzi o networking towarzyszący stricte wydarzeniom online, mamy pewne ograniczenia związane z funkcjonalnością platform przeznaczonych do organizacji wydarzeń w sieci. Zazwyczaj jest to obraz streamowany w części głównej ekranu obok, którego znajduje się jedynie czat. Lepiej jest to rozwinięte w platformach do organizacji targów online, gdzie faktycznie poza czatem mamy możliwość połączenia się z wystawcą.

W networkingu online lepszymi narzędziami będą popularne komunikatory takie jak Microsoft Teams, Skype, czy Zoom.

Musimy również pamiętać, że networking jest długotrwałym procesem. Na zaufanie potrzeba czasu.

5. Na ile będą możliwe w przyszłości eventy offline w dobie dalszych obostrzeń? Jakie sposoby na izolację uczestników wydarzenia można wprowadzić? Jak takie eventy będą wyglądały? Czy w przyszłości czeka nas powrót do eventów offline w tej samej liczbie, czy raczej wiele firm pozostanie przy formie online'owej?

Wszystko zależy od tego jak potoczy się sytuacja epidemiologiczna. Myślę, że eventy online będą dominować do wiosny przyszłego roku. Jeśli pandemia zacznie wygasać pojawią się mniejsze realizacje offline, a z czasem coraz większe. Uważam, że firmy będą chciały nadrobić stracony czas i odnowić kontakty ze swoimi partnerami biznesowymi. A jednym z najlepszych do tego narzędzi jest właśnie event. Przewiduję, że jeśli sytuacja się unormuje to będziemy mieć prawdziwy wysyp realizacji. Aczkolwiek wydaje się, że coraz częściej będziemy mogli oglądać eventy hybrydowe, nawet jeśli wrócimy do „normalnego” funkcjonowania. Taka formuła ma dwie zasadnicze zalety, są to zasięg i wygoda. Docenią to zwłaszcza korporacje, które tradycyjnie organizowały duże wydarzenia, jak choćby farmacja czy motoryzacja. A potencjalni uczestnicy na pewno będą zadowoleni z wyboru który otrzymają, czyli przykładowo pokonanie trasy ze Szczecina do Warszawy na konferencję offline lub zaoszczędzenie czasu i śledzenie jej w przestrzeni online.

Jeśli chodzi o bezpieczeństwo na evencie i przeciwdziałanie rozprzestrzenianiu się koronawirusa, dobrze oceniam rozwiązania, które działały w okresie obostrzeń, czyli zachowanie dystansu między widzami, dezynfekcja rąk przed wejściem do sali konferencyjnej, tablice ikonograficzne porozstawiane w różnych miejscach, wydawanie cateringu przez kelnerów np. w postaci lunch box’ów, rotacyjne przerwy kawowe czy ozonowanie przestrzeni. Na naszych jesiennych realizacjach bardzo dobrze sprawdziły się pakiety wydawane na recepcji z płynem do dezynfekcji, maseczką i rękawiczkami lateksowymi. Pamiętajmy, że niezależnie od tego jak dobrze przygotujemy przestrzeń pod kątem bezpieczeństwa epidemiologicznego mamy ograniczony wpływ na uczestników. A to od nich najbardziej zależy czy na poważnie podejdą do przestrzegania wprowadzonych zasad. Raczej nie skupiałbym się na wymyślaniu kolejnych sposobów izolacji uczestników, bo możemy dojść do ściany przy której eventy stracą sens, bo czy u podstaw eventu nie jest żywy kontakt z drugą osobą? Na tą chwilę najbezpieczniejszą formułą pozostaje event online.

Krzysztof Retecki – Event Manager, współpracujący z agencją Power od trzech lat. Zakochany w dużych i skomplikowanych wydarzeniach. Uwielbiający sam proces kreacji jak również część produkcyjną.

Krzysztof zawsze dużą uwagę kieruje w stronę szczegółowego planowania wydarzenia, a także baczną uwagę zwraca na doprecyzowanie szczegółów, które jego zdaniem są w stanie zrobić ogromną różnicę.

Zawodowo współpracował z takimi markami jak, m.in: LOT, Polska Spółka Gazownictwa, Tchibo, Chiesi, WBK, Seat, KIA.