Incentive travel to dziś bardzo istotna część przemysłu spotkań. Od jakiegoś czasu możemy mówić o prawdziwym boomie na organizację spotkań incentive. Czy w najbliższych latach zapotrzebowanie na tego typu wyjazdy będzie wg Pani nadal rosło?

Misją, jaką stawiam sobie na najbliższe lata, to więcej zorganizowanych spotkań, eventów i wyjazdów. W dobie internetu, kiedy coraz trudniej o dobrą i efektywną komu-nikację, a reklama w prasie coraz mniej skutecznie oddziałuje na odbiorców, tego typu wydarzenia są najlepszą drogą do motywowania, wzmocnienia relacji, budowy lojalno-ści pracowników oraz partnerów biznesowych, a także zwiększenia sprzedaży. To naj-lepszy sposób na rozwój swojego biznesu w wielu obszarach. Oczywiście, aby osiągnąć satysfakcjonujący efekt, droga ta musi być przemyślana i wpisana w strategię firmy.

Co to oznacza?

Recepta na sukces wyjazdu incentive to umiejętne połączenie elementów integracyj-nych, szkoleniowych czy CSR z lokalizacją odpowiednio dobraną do grupy odbiorców i ich potrzeb. Tego typu wydarzenia pozostają w naszej pamięci na zawsze. Wiodące kor-poracje i firmy zdają sobie sprawę jak dużą rolę odgrywa incentive travel w ich biznesie. To ogromna zmiana. Pamiętajmy, że jeszcze 5 lat temu nikt w branży nie był wstanie powiedzieć, ile wart jest polski rynek podróży motywacyjnych. Dopiero badanie Baro-metr SOIT, przeprowadzone przez Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel, do-starczyło nam twarde argumenty w postaci liczb i danych rynkowych.

Jak duży jest rynek incentive travel w Polsce?

Badania, które (jako SOIT) prowadziliśmy z pomocą agencji badawczej ABR Sesta, poka-zały nam, że globalna wartość rynku incentive travel w Polsce w 2018 roku, to ok 653 mln PLN z czego udział w rynku członków SOIT wynosi ok. 213 mln PLN. Dzięki Barometrowi możemy nie tylko weryfikować poprzednie lata naszej działalności, ale także progno-zować zmiany, które nastąpią w najbliższym czasie. Kolejny Barometr ukaże się w pierwszym kwartale 2020 roku, jesteśmy bardzo ciekawi jego wyników.

Czym jest spowodowany ten wzrost zainteresowania incentive travel?

Myślę, że składa się na to wiele czynników. Jednym z nich jest na pewno trwający od kil-ku lat „rynek pracownika”. Pracodawcy chcąc współpracować z najlepszymi, poszukują najskuteczniejszych narzędzi, aby utrzymać ich w swojej firmie. Motywowanie poprzez organizowanie wyjazdów incentive, to niezmiennie jedno z najlepszych rozwiązań. Z drugiej strony nasi konkurenci nie śpią, a pracownicy mają coraz wyższe oczekiwania. Jeśli my nie wyjdziemy im na przeciw, z pewnością zrobi to ktoś inny. Drugim powodem organizowania wyjazdów są konkretne liczby. Dobrze przygotowany i przeprowadzony wyjazd motywacyjny realnie przekłada się np. na wzrost sprzedaży. Biznes lubi liczby i twarde argumenty. Jeśli coś przynosi nam zysk, trzeba w to inwestować.

Czy są branże, które szczególnie często korzystają z wyjazdów incentive? A może or-ganizowanie wyjazdów incentive to dziś konieczność dla każdej firmy?

Wyjazdy incentive najczęściej organizują firmy, które w swoich strukturach mają rozbu-dowane działy sprzedaży czy dystrybucji, a ich biznes w dużej mierze opiera się o sprzedaż, a co za tym idzie również budowanie relacji. I tak często współpracujemy z firmami z branży finansowej, IT, telekomunikacyjnej, kosmetycznej czy farmaceutycznej. Nie oznacza to oczywiście, że pozostałe branże nie korzystają z tego typu działań. My-ślę, że większość międzynarodowych korporacji i wiodących firm, wykorzystuje narzę-dzie jakim jest incentive travel w swoim biznesie.

Czy wynagrodzenie pracownika w formie zaproszenia go na wyjazd incentive jest jed-nym z lepszych pomysłów, żeby go zmotywować i docenić? Dlaczego warto inwestować w incentive?

Myślę, że tak. Pamiętajmy, że wielu naszych pracowników zwyczajnie nie stać na podró-żowanie, a destynacje, które odwiedzą wspólnie z nami to niejednokrotnie, miejsca, do których sami by się nigdy nie wybrali. Wielu z nich zakochuje się w podróżowaniu i po-znawaniu świata, i często z ogromnym zaangażowaniem pracują, aby w kolejnym roku wyjechać znowu. Z drugiej strony ciągle w Polsce pracujemy dużo, a taki wyjazd to wspaniała okazja, żeby odpocząć od codziennych spraw i obowiązków. Poznajemy no-we lokalizacje, kulturę, a przede wszystkim swoich współpracowników czy kontrahen-tów. Uczestnicy incentive travel w czasie tych kilku dni wspólnie bawią się, szkolą, roz-mawiają, czy pracują na rzecz lokalnej społeczności. W codziennej pracy, zwyczajnie nie mamy na to czasu i przestrzeni.

Czy istnieje przepis na udany wyjazd incentive?

Niezmiennie jest to wyjazd zorganizowany zgodnie z oczekiwaniami klienta, realizujący wspólnie ustalony cel biznesowy i przygotowywany przez doświadczonego organizato-ra, którym bez wątpienia jest agencja - członek SOIT. Firma zlecająca nam realizacje wy-jazdu incentive powierza nam swoich kluczowych klientów, partnerów czy pracowni-ków. To ogromna odpowiedzialność. Dlatego tak ważne jest, abyśmy dołożyli wszelkich starań, by poznać grupę odbiorców, ich potrzeby i oczekiwania. Jeśli chcemy dowieźć założony cel, ważne są najmniejsze szczegóły projektu. W czasie realizacji dbamy nie tylko o uczestników, ich samopoczucie czy bezpieczeństwo. Dbamy przede wszystkim o wizerunek zleceniodawcy. W pewien sposób stajemy się częścią jego biznesu i stajemy się współodpowiedzialni za jego sukces w tym konkretnym obszarze.

Jakie są obecnie trendy w branży?

Zdecydowanie stawiamy na działania CSR i ekologię. To dla mnie tematy numer jeden w najbliższych latach. Zarówno organizatorzy, jak i uczestnicy spotkań coraz większą wa-gę przywiązują do kwestii związanych ze zrównoważonym rozwojem i zmianami klima-tycznymi. Przyglądamy się czy organizowane wyjazdy, a także obiekty, w których gości-my, wdrażają rozwiązania chroniące naszą planetę. Nie chcemy już podróżować tylko dla zabawy, coraz częściej szukamy czegoś więcej - chcemy realnie pomagać lokalnym społecznościom. Dlatego uczestnicy wyjazdów incentive z ogromnym zaangażowaniem i oddaniem włączają się w przeróżne akcje związane z ochroną środowiska, wsparciem osób ubogich, dzieci czy zwierząt. To daje im prawdziwą radość i poczucie, że zrobili coś dobrego dla siebie i innych.
Obserwowaną dobrą praktyką branżową stają się działania wg zasad „Dobrego Przetar-gu” np. zapraszanie do przygotowania oferty nie więcej niż 5 agencji, nie przekazywanie do drugiego etapu przetargu pracy i pomysłów agencji z pierwszego etapu, korzystanie z dokumentów i narzędzi wypracowanych przez ekspertów Dobrego Przteragu: wzoru umowy o poufności, briefów, zapytania RFI, RFP, RFQ, kosztorysu, arkuszu oceny, by osiągnąć zamierzone cele w firmie.

Jakie są najmodniejsze/najlepsze kierunków dla Incentive Travel?

Od wielu lat niezmienne Europa z racji – szybkości podróży i ceny, a także Azja i wolne od wiz USA. Często wyjazdy incentive łączymy z organizowanymi lokalnie festiwalami czy wydarzeniami kulturalno - sportowymi.

Co czeka branże w 2020? Co będzie miało na nią największy wpływ?

W tym roku czekają nas trzy duże wydarzenia, które z pewnością przełożą się na rynek incentive. Pierwszym z nich są światowe wystawy EXPO, które w 2020 odbędą się w Dubaju. To największe i najbardziej prestiżowe wydarzenie na świecie. Na pół roku Dubaj stanie się stolicą świata, przyciągając rzesze gości – od delegacji państwowych na najwyższym szczeblu, przez biznesmenów poszukujących nowych kontraktów, po tu-rystów i rodziny z dziećmi. Organizatorzy szacują, że wystawę w odwiedzi 18 milionów gości.

Kolejnym ważnym wydarzeniem jest EURO 2020, które w tym roku będzie miało niety-pową formułę – 16-nasty turniej o mistrzostwo Europy w piłce nożnej mężczyzn odbę-dzie się w 12 miastach-gospodarzach w 12 różnych państwach. W ten sposób UEFA chciała uwznioślić 60. rocznicę pierwszej rywalizacji o prymat w Europie.

I oczywiście wyczekiwane przez wielu Igrzyska Olimpijskie w Tokio. Nie ma na świecie drugiej takiej imprezy sportowej, która budziłaby u sportowców taką fascynację, jak igrzyska olimpijskie. Ciekawostką jest, że za sprawą medali Tokio 2020 stanie się też swoistym symbolem walki z zanieczyszczeniem środowiska. Otóż najsprawniejsi atleci świata będą nosić na szyi medal z surowców odzyskanych z elektrośmieci.

Z jakimi problemami zmaga się polska branża incentive travel? Jakie zmiany są konieczne?

Od wielu lat obserwujemy, że rosną oczekiwania klientów przy jednoczesnym spadku budżetów przeznaczanych na incentive travel. Klienci chcą więcej za mniej, a nie da się przecież zrobić „jakości” bez odpowiedniego zaplecza finansowego, szczególnie w przypadku wyjazdów zagranicznych, gdzie w grę wchodzi tak wiele elementów jak prze-loty, noclegi, atrakcje.

Drugim obszarem, który wymaga zmian są przetargi. Nadal obserwujemy, że zapytania wysyłane są do wielu agencji, za czym nie idą konkretne działania ze strony klienta. Przetargi ciągną się miesiącami, a niektóre zostają nierozstrzygnięte. My jako agencje wkładamy w każdą przygotowaną ofertę mnóstwo pracy i czasu, często już na wstępie niepotrzebnie. Każdy przetarg generuje konkretne koszty pracy, zarówno po stronie agencji, jak i klienta. Niestety zdarza się, że przetargi są już dawno rozstrzygnięte, a przesłane oferty służą tylko jako „podkładka” pod wypełnioną procedurę.

Potrzebujemy zmian, ale przede wszystkim potrzebujemy zasad i solidarności w bran-ży. Tylko wtedy będziemy w stanie mówić jednym głosem, nie zgadzać się na nieetyczne praktyki i wspólnie rozwijać rynek incentive travel w Polsce.

W tym roku została Pani wybrana na prezesa SOIT, na czym wg Pani powinna się skupić działalność stowarzyszenia w najbliższym miesiącach?

We wrześniu 2019 członkowie SOIT przyjęli Strategię Stowarzyszenia na lata 2020-2021. Strategia wskazała nam kierunek rozwoju i główne obszary naszej działalności na naj-bliższe miesiące. Chcę, aby została ona w pełni zrealizowana, od tego zależy rozwój i sukces SOIT, a także rynku incentive w naszym kraju. Będziemy oczywiście kontynuować i rozwijać istniejące projekty, jak Columbus Day, „SOIT na Fali”, spotkania SOIT Talks – wspierające bieżące wyzwania i integrację członków oraz projekty edukacyjne skiero-wane do członków, pracowników czy klientów. Aby się rozwijać potrzebujemy nowych relacji i wiedzy. Myślę, że ważne jest abyśmy jako Stowarzyszenie jeszcze bardziej otworzyli się na świat, nowe relacje i współpracę biznesową międzynarodową. Osobi-ście niezwykle ważne dla mnie jest kontynuowanie prac Stowarzyszenia nad Dobrym Przetargiem i kwestie związane z etyką, działaniami zgodnymi z prawem. W czasie mojej kadencji chciałabym pracować nad rozbudową narzędzi i procedur, które umożliwią nam wspólne działanie na rzecz wspierania etycznych i prawnych zachowań w biznesie, a także sprawne reagowanie w przypadku naruszenia kodeksu etyki, w zakresie przetargów, realizacji usług czy współpracy biznesowej.

W tej chwili wdrażam się w moje zadania, zapoznaję się z członkami i partnerami Stowa-rzyszenia, ważne jest dla mnie zebranie ich potrzeb i oczekiwań, a już wkrótce ruszamy pełną parą!

Dla magazynu MICE Poland mówiła: Olga Krzemińska-Zasadzka