Jak zorganizować event? Organizacja imprez jest kolejnym narzędziem kształtowania wizerunku firmy. Jednym z zasadniczych założeń eventu jest przyciągniecie uwagi grup docelowych. Imprezy mogą być zakrojone na różna skale, w zależności od potrzeb i możliwości firmy.

Dobrze zorganizowany event w oryginalny i niekonwencjonalny sposób prezentuje firmę i jej produkty, umożliwia bezpośrednia prezentacje, a przede wszystkim służy integracji i zacieśnieniu więzi z otoczeniem wewnętrznym i zewnętrznym.

Jak zorganizować event

Z uwagi na cel przewodni – czyli wywołanie rozgłosu wokół firmy, powinno być to wydarzenie nietypowe. Chociażby dlatego, że niektórzy nasi goście – dziennikarze, czy osoby publiczne otrzymują na co dzień wiele takich zaprószeń i musimy ich przekonać, że z nami nie zmarnują czasu. A ciekawie zrealizowane
przedsięwzięcie na długo pozostaje w pamięci uczestników.

Kilka pojęć związanych z eventem:

• business events, wydarzenia biznesowe – służą poprawie komunikacji w ramach struktur wewnętrznych – z pracownikami, dostawcami, dealerami i innymi partnerami handlowymi. W zakres wydarzeń biznesowych wchodzą różnorodne konferencje, targi, uroczystości zorganizowane z okazji świat, kongresy etc.
• incentive events – wydarzenia motywacyjne. To imprezy służące podniesieniu motywacji pracowników wewnętrznych i innych osób współpracujących z firma. W ramach incentive events organizuje sie różnorodne wycieczki, zagraniczne szkolenia, zwiedzanie przedsiębiorstw z branży, są to również nagrody i wyróżnienia.
• institutional events – wydarzenia społeczne organizowane przez władze publiczne i skierowane do obywateli, organizacji, wyborców. Są to różnorodne obchody, jubileusze, sympozja naukowe.
• special events – wydarzenia specjalne (imprezy okolicznościowe). To „niecodzienne” imprezy rozrywkowe, służące głównie komunikacji z klientami. W ramach special events organizowane są m.in. happeningi, imprezy promocyjne, sportowe, koncerty.

Przygotowanie eventu wymaga realizacji szeregu zadań i dopracowania wielu szczegółów organizacyjnych.

Organizując event, nie możemy zapomnieć o wykonaniu następujących czynności:

1. Opracowanie koncepcji przedsięwzięcia

Bardzo ważnym elementem jest określenie celu i rozpoznanie potrzeb (co chcemy osiągnąć?, do kogo chcemy trafić?), a następnie ocena możliwości realizacji tych celów.

Należy przygotować scenariusz, uwzględniający takie kwestie jak:

-  zorganizowanie miejsca. Powinniśmy przeprowadzić wizje lokalna miejsca, w którym ma się odbyć impreza, aby sprawdzić, czy to co zaplanowaliśmy, jest możliwe do zrealizowania.Miejsce musi być dobrze usytuowane, tak, aby zapewnić dogodny dostęp gościom.Przestrzeń ma być dostosowana do liczby uczestników tak, aby czuli się swobodnie,

- cześć merytoryczna, program artystyczny,
- oprawa plastyczna, muzyczna i świetlną,
- nagłośnienie,
- odpowiedni personel,
- zaplecze techniczne i logistyczne (zaproszenia, ewentualny transport, noclegi, wyżywienie, zorganizowanie potrzebnego sprzętu, uprzątniecie terenu po zakończeniu imprezy),
- materiały reklamowe (jeśli przewidujemy logo, transparenty, tablice informacyjne i inne tego typu materiały, należy zadbać, aby były one dobrze wyeksponowane),
- zapewnienie bezpieczeństwa (straż miejska, policja, straż pożarna, służby drogowe, służby medyczne).

2. Ustalenie budżetu
Ocena możliwości finansowych firmy i sporządzenie kosztorysu.

3. Szczegółowy raport z realizacji eventu i całościowe zestawienie rezultatów (również na podstawie monitoringu mediów)Dla zyskania rozgłosu, imprezy takie organizuje się często pod patronatem lokalnych bądź ogólnopolskich mediów. Planując przygotowanie imprezy warto zadbać również o pozyskanie VIP ów i sponsorów. Tych pierwszych – dla uatrakcyjnienia imprezy i wzbudzenia większego zainteresowania mediów. Sponsorzy natomiast mogą w znacznym
stopniu odciążyć nasz budżet. Trzeba jednak pamiętać, aby dobierać sponsorów nie przypadkowo, ale powinny być to
firmy/organizacje/instytucje w jakiś sposób nawiązujące do charakteru imprezy. I jeszcze jedna, bardzo istotna kwestia. Należy przygotować się na różne, często nieprzewidziane sytuacje. Trzeba wiedzieć co zrobić, jeśli zacznie padać deszcz, któryś z gości nie przyjedzie lub nastąpi awaria techniczna.

Krótko o niektórych rodzajach eventów
1. Drzwi otwarte. Celem tego typu wydarzeń jest pokazanie firmy „od wewnątrz” i zainteresowanie gości jej działalnością. Dla uatrakcyjnienie można łączyć takie spotkania np. z wystawa, poczęstunkiem, konkursami itp.
2. Imprezy plenerowe. Są to eventy organizowane głównie dla mieszkańców miasta, powiatu etc. Towarzysza im często koncerty, pikniki, loterie, konkursy. Atrakcja może być osoba prowadząca, albo też znany zespół.
3. Imprezy pracownicze Głównym celem organizacji imprez pracowniczych jest usprawnienie komunikacji wewnętrznej. Pełnia one funkcje integracyjna oraz motywacyjna. Organizowane są zazwyczaj z okazji jubileuszu firmy, świat bądź innego ważnego wydarzenia. Charakter imprezy musi współgrać z kultura organizacyjna firmy. Również lokal którym ma sie odbyć spotkanie powinien odpowiadać wnętrzem wizerunkowi firmy. Najczęściej imprezy takie składają sie z części szkoleniowej i rozrywkowej.
4. Konferencje i seminariaTego typu eventy spełniają zwykle funkcje naukowo-poznawcze, ale również promocyjne (poprzez sam faktu uczestniczenia w takiej konferencji, lub zorganizowanie stoiska informacyjnego). Przygotowanie konferencji naukowej opiera się na kilku uniwersalnych zasadach. Należy opracować merytoryczna cześć, czyli wybrać temat, dobrać prelegentów, i przygotować materiały. Kolejnym ważnym punktem są kwestie techniczno-logistyczne (sala, zaproszenia, pakiety konferencyjne , sprzęt, catering, recepcja, ewentualny nocleg i transport) oraz promocja imprezy (prasa, potencjalni odbiorcy, mailing,reklama, ogłoszenia w prasie).Niezwykle przydatny jest dokładny harmonogram.W ramach konferencji często organizuje sie konferencje prasowa. Stała częścią większych,zwykle kilkudniowych konferencji, są imprezy towarzyszące np. koncerty, grill party, pokazy mody, sztucznych ogni, walk wschodnich etc.
Elementem uatrakcyjniającym konferencje wyjazdowe są gry plenerowe, często połączone z podsumowaniem, wręczeniem nagród i wyróżnień itp.Dobrze jest uruchomić specjalna witrynę internetowa na temat konferencji, która będzie zawierała wszelkie informacje, będzie umożliwiała zwrócenie sie z zapytaniem oraz wysłanie
formularza zgłoszeniowego.Po zakończeniu konferencji, można umieścić tam relacje i fotoreportaż z uroczystości.
Dla zbadania oddźwięku i opinii na temat konferencji można rozdać uczestnikom ankiety, które pozwolą wyciągnąć wnioski na przyszłość.
5. Targi, wystawyUczestnictwo w targach wpływa na prestiż przedsiębiorstwa. Oprócz celów promocyjnych, maja też za zadanie podtrzymywać kontakty z kontrahentami, klientami i innymi partnerami handlowymi.
Po ustaleniu kwestii merytorycznych (dobór imprezy, zaplanowanie terminu) trzeba zaprojektować stoisko.
Ma ono oddawać charakter firmy, gdyż będzie jej wizytówka. Bardzo ważne jest aby osoby reprezentujące firmę i obsługujące stoisko były kompetentne i komunikatywne.

Inne formy eventów:
- bale karnawałowe,
- pokazy nowych produktów,
- tzw. road shows – imprezy objazdowe od miasta do miasta połączone z konkursami,
koncertami etc.
- happeningi, – pikniki rodzinne/firmowe
- otwarcie nowych obiektów – (np. z udziałem specjalnych gości).
- tzw. konkurencje team buildingowe służące budowaniu silnych relacji, poczucia jedności z firma i zespołem (paintball, gokarty, często elementy sportów ekstremalnych – loty balonem, bungy, paralotnie, quady, survival).

Czasem może sie okazać, że organizacja eventu wykracza poza kompetencje jednego działu, wówczas można zatrudnić specjalna firmę, zajmującą sie profesjonalnie organizacja imprez jaką jest PowerSport /Power Sp. z o.o./

Na podstawie: Barbara Rozwadowska (2002):Public relations.Teoria, praktyka, perspektywy,
Studio Emka, Warszawa 2002

Żródło: szkolenia-PR.com.pl