---------------------------------
Agencja Power /dawniej Powersport/ specjalizuje się w organizacji imprez firmowych i integracyjnych dla firm, wyjazdów motywacyjnych i okolicznościowych, a także wydarzeń specjalnych. Zapraszamy do zapoznania się z ofertą, składania zapytań oraz spotkań podczas których przedstawimy Państwu pełną ofertę oraz stworzymy wyjątkową kreację specjalnie dla Państwa.
    ---------------------------------

Oferta POWERSPORT

  • Imprezy firmowe

    Imprezy firmowe

    Imprezy integracyjne, promocje nowych produktów, wyjazdy motywacyjne, imprezy okolicznościowe to nieodzowne elementy funkcjonowania wszystkich przedsiębiorstw. Wychodząc naprzeciw konkurencji przygotowaliśmy wiele oryginalnych scenariuszy wykorzystując nowatorskie pomysły oraz najnowsze osiągnięcia techniki.
  • Wyjazdy motywacyjne

    Wyjazdy motywacyjne

    Wyjazdy zagraniczne to najlepsza forma motywacji i uznania zasług pracowników. To także świetny sposób wyrażenia wdzięczności Kluczowym Klientom Firmy za dotychczasową współpracę. Oczywiście pod warunkiem, że będą to wyjazdy dokładnie zaplanowane, bogate w atrakcje i zrealizowane w unikalnych miejscach.
  • Wydarzenia specjalne

    Wydarzenia specjalne

    Od wielu lat organizujemy i wspieramy różnorodne projekty i inicjatywy, łącząc je z podstawowymi wartościami firmy - ciągłego odkrywania nowych, lepszych sposobów działania, poszukiwania innowacyjnych rozwiązań, poszerzania granic możliwości. Zapraszamy do śledzenia Wydarzeń Specjalnych na naszej stronie.

Wyszukiwanie

Logowanie

Koszyk

Koszyk jest pusty

Planowanie, organizacja i zarządzanie projektem eventowym - wrześnowy OOH EVENT

Planowanie organizacja i zarządzanie projektem eventowym1Jak skutecznie zarządzać projektem eventowym?

To bardzo złożone zagadnienie, które jest kluczowe w kontekście naszej pracy. Każdego roku przyglądamy się naszym działaniom i zastanawiamy się, co możemy zmienić, poprawić, jakie rozwiązania wdrożyć, aby nasza praca była łatwiejsza, a jednocześnie bardziej efektywna. Obecnie, w naszej agencji, wdrażamy program, który połączy wszystkie działania realizowane w ramach zarządzania projektami eventowymi, zarówno na poziomie konkretnego wydarzenia, jak i globalnie w całej firmie.

To moim zdaniem świetne rozwiązanie. Dzięki takim programom możemy koordynować realizację poszczególnych eventów; od wpłynięcia zapyta-nia, poprzez przygotowanie oferty, kosztorysu, podpisanie umowy, stworzenie check-listy, aż do rozliczenia i wystawienia faktur. Wszystkie dane znajdują się w chmurze, z którą możemy połączyć się z dowolnego miejsca na świecie. Z poziomu osoby zarządzającej organizacją, widzę, jak wiele cennego czasu zaoszczędzimy, dzięki usystematyzowaniu i uproszczeniu procesu zarządzania projektami. To z pewnością przełoży się na wszystkie działania, które podejmujemy w ramach realizacji wydarzeń.


Sprawna komunikacja z klientem – jak „go” wyczuć?

Każdy z nas jest inny, podobnie nasi klienci. Każdy z nich preferuje inną formę kontaktu. Nie-którzy kontaktują się często, lubią się spotykać i omawiać każdy szczegół, innym wystarczy jeden mail potwierdzający. W naszej pracy ważne jest, aby być otwartym na potrzeby klienta, ale jednocześnie ostrożnym i taktownym. Zazwyczaj już po pierwszym mailu czy rozmowie telefonicznej, wiemy czego w tym zakresie oczekuje nasz klient. Trudno odpowiedzieć na pytanie „jak wyczuć klienta”, wydaje mi się, że w dużej mierze odnosi się to do „czucia drugiej osoby”. Zadajmy pytanie i dajmy klientowi możliwość odpowiedzi, podjęcia decyzji. Poczekajmy i podążajmy za klientem, i jego potrzebami. Jeśli przekroczymy subtelną granicę kontaktu, on z pewnością nas o tym poinformuje. Skorygujmy wtedy nasze działanie zgodnie z sugestiami. 

Kompleksowość eventu a rola organizatora.

Rolą agencji we współpracy z klientem jest jak największe odciążenie klienta w zakresie prac związanych z planowaniem, logistyką i realizacją wydarzenia. W zakres tych działań wchodzi stworzenie koncepcji kreatywnej, projektów, harmonogramów i założeń, a także produkcja wydarzenia. Naszym zadaniem jest dbanie o  bezpieczeństwo, jakość wydarzenia, a także profesjonalizm podwykonawców, z którymi współpracujemy. Zadania, które spoczywają po stronie klienta, to przygotowanie briefu, podpisanie umowy, stworzenie listy gości, wysłanie materiałów marketingowych, a także podejmowanie kluczowych decyzji zarówno przed, jak i w trakcie eventu. Zdarza się, że klient sam zajmuje się rezerwowaniem hotelu dla swoich gości, z naszej perspektywy, nie jest to najbardziej efektywne rozwiązanie, dużo lepiej jeśli całość kwestii organizacyjnych spoczywa na agencji, wtedy mamy większe możliwości organizacyjne i negocjacyjne.


Koncepcja kreatywna, czyli scenariusz jest królem?

Jeśli spojrzymy na rynek eventów, z pewnością zauważymy, że większość wydarzeń w na-szym kraju stanowią realizacje małe i średnie, które opierają się o konkretne i sprawdzone scenariusze. Koncepcja kreatywna w takich realizacjach jest minimalna. Aczkolwiek zgadzam się oczywiście ze stwierdzeniem, że scenariusz jest kluczowy, przy wyborze zarówno założeń eventu, jak i agencji. Jest tak istotny, że zdarzało się, że klienci poszukując najbar-dziej spektakularnego scenariusza wysyłali dziesiątki zapytań ofertowych, a agencje spędzały długie godziny, aby przygotować coś, co przekona klienta. Nie było to efektywne, zarówno z perspektywy klienta, który poświęcał mnóstwo czasu na przeglądanie ofert, nie pochylając się nad nimi, a szukając jedynie czegoś, co go olśni i zaintryguje. Z naszej perspektywy mieliśmy poczucie straconego czasu i środków, a często nie mieliśmy nawet szansy przedstawić swojego pomysłu. Jakiś czas temu podpisano „Dobry przetarg” porozumienie klientów z agencjami, regulujące dobre praktyki w tym zakresie (https://dobryprzetarg.com.pl/). Ustalono, że na pierwszym etapie do przetargu zapraszanych jest maksymalnie 5 agencji. Na tym etapie nie tworzymy koncepcji kreatywnej, nie generujemy kosztów. Dopiero kiedy w prze-targu pozostaje do trzech agencji, pogłębiamy naszą ofertę i dodajemy koncepcję kreatywną. Scenariusz jest niezwykle ważny, zachęcamy jednak klientów, do zadania sobie pytań: „czego potrzebuje nasza organizacja”, „co jest dla nas ważne” „jakie mamy potrzeby”. Dzięki temu łatwiej jest nam sprostać oczekiwaniom i wykreować coś specjalnie dla danej organizacji.


Sposób na udaną współpracę z podwykonawcami.

Najważniejsze to współpracować z firmami i osobami, które są sprawdzone i godne zaufania. Oczywiście zawsze musi być ten pierwszy raz, czasem jest on strzałem w dziesiątkę, a czasem niestety jednorazową współpracą. Warto pytać znajome agencje, zbierać rekomendacje, sprawdzać czy dana osoba lub firma współpracowała z innymi firmami. Zawsze jednak komunikujmy prosto i konkretnie. Podpisujmy umowy, ustalajmy zasady, terminy i założenia. Nie oczekujmy, że ktoś się domyśli, albo spełni nasze niewypowiedziane oczekiwania. Na bieżąco informujmy podwykonawców o zmianach, trudnościach czy nieplanowanych działaniach. A przede wszystkim szanujmy siebie i osoby, z którymi współpracujemy.


Budżety firm na eventy– rosną czy spadają?

To zależy od firmy, jej możliwości finansowych i aktualnych potrzeb w tym zakresie. Nie zauważam ogólnej tendencji rynku w żadnym kierunku. Obserwuję, że firmy weryfikują swoje założenia jeśli chodzi o organizacje wydarzeń, ale niekoniecznie jeśli chodzi o budżet, np. do tej pory firma organizowała jedno duże spotkanie pracowników, a teraz planuje przygotować kilka mniejszych lub odwrotnie teraz przygotowujemy jedno centralne wydarzenie, ponieważ firma weszła w etap, kiedy jest to kluczowe dla jej strategii i rozwoju. Obecnie budżety na eventy są łączone, przesuwane lub dzielone, w zależności od grupy docelowej: pracownicy lub klienci. Rynek spotkań się zmienia, zmienia się zapotrzebowanie i specyfika wydarzeń, które organizujemy. Cieszy to, że klienci dostrzegają jak ważne są eventy i wyjazdy motywacyjne. Rozwija się również obszary event marketingu i marketingu doświadczeń. Klienci są coraz bardziej świadomi swoich potrzeb i możliwości, a co za tym idzie rozsądniej zarządzają budżetami przeznaczonymi na te obszary.


W jaki sposób skutecznie mierzyć efektywność eventu?

To temat, który spędza sen z powiek większości organizatorów wydarzeń. Jeszcze do niedawna wydawało się, że tego typu analizy możliwe są tylko w największych organizacjach, które mają stosowne narzędzia i budżety pozwalające na dogłębne analizy. Takie rozwiązanie jest z pewnością najbardziej efektywne, jednak możemy też korzystać z innych powszechnie dostępnych wskaźników i narzędzi. Jednym z najprostszych jest np. ilość uczestników. Jeśli organizujemy wydarzenie na konkretną ilość osób lub biletowane, sprawdzamy ile osób przybyło/nabyło bilety. Wartością, na którą trzeba zwrócić uwagę, to deklarowana i realna liczba uczestników. Jeśli występują tu duże różnice, warto przyjrzeć się założeniom eventu raz jeszcze. Najczęściej stosowanym i bardzo dobrym narzędziem jest badanie satysfakcji uczestników. Ogromne możliwości w tym zakresie dają aplikacje eventowe, dzięki którym mamy bezpośredni kontakt z użytkownikami. Ludzie bardzo chętnie dzielą się swoimi opiniami i odczuciami, wystarczy więc, że poprosimy ich o informację zwrotną, a otrzymamy odpowiedź czy nasz event spełnił ich oczekiwania. Nie zapominajmy również o social mediach. Jeśli event istnieje w mediach społecznościowych, mamy ogromne obszary do obserwacji i wyciągania wniosków. Zwróćmy uwagę na to jaki wydźwięk pozostawiło po sobie nasze wydarzenie, ile wygenerowało wzmianek, interakcji. W eventach, które mają na celu promocję i podniesienie sprzedaży, konieczne jest sprawdzanie i analiza wyników sprzedażowych w okresie po wydarzeniu. To już trudniejszy i bardziej zaawansowany sposób pomiaru i analizy, realizowany przed wyspecjalizowane osoby lub firmy. Jak widać mamy całkiem sporo narzędzi i metod pomiaru efektywności wydarzeń, to które wykorzystamy zależy od rodzaju i celu eventu, naszych możliwości i potrzeb w danym zakresie.

OOH event

DMC Firewall is a Joomla Security extension!