Podejście zero
W styczniu 2013 roku otrzymaliśmy informację, że w Polsce odbędzie się Światowa konferencja klimatyczna. Jako miejsce wydarzenia wybrano Stadion Narodowy (Polska o organizacji szczytu klimatycznego wiedziała już w 2008 roku, co podkreślał w wypowiedziach Minister Korolec). W związku z przygotowaniami do przetargu zostaliśmy zaproszeni przez spółkę PL 2012 do wstępnych rozmów i wycen organizacji konferencji.

Tego typu konsultacje są potrzebne, by zasięgnąć wiedzy rynkowej i oszacować globalny budżet potrzebny do organizacji wydarzenia. Zakres zamówienia? Budowa 6 hal na płycie stadionu, zapewnienie 42 sal konferencyjnych, 200 stoisk targowych, planowane 10 tys. gości, 5 mln ryz papieru, etc. Dla takiej agencji jak nasza brzmiało to jak zamówienie marzeń (dodatkowo to prawdopodobnie największy przetarg na pojedyncze wydarzenie, jakie kiedykolwiek był organizowany w Polsce). Do konsultacji zaproszono także inne agencje eventowe, a te, tak jak my, zapewne włożyły dużo pracy w przygotowanie wycen i ofert. Mijały miesiące, wszyscy oczekiwaliśmy oficjalnego ogłoszenia przetargu przez Stadion. I nagle okazało się, że przetarg i organizację konferencji przejmuje Ministerstwo Środowiska. Zastanawialiśmy się dlaczego, w tak newralgicznym momencie? Już w momencie sądowania wiele firm oceniało czas na przygotowanie ofert jako ekstremalnie krótki. A teraz cała procedura miała się rozpocząć na nowo.

Podejście pierwsze
Jest początek lipca 2013. Ministerstwo Środowiska ogłasza przetarg. Blisko sześć miesięcy trwało opracowanie dokumentacji przetargowej. Dlaczego trwało to tak długo? Naszą wątpliwość budziła jeszcze inna kwestia: z kim ministerstwo konsultowało specyfikację? Czy powstała ona w wyniku opinii profesjonalistów z rynku czy tylko wewnętrznych ustaleń w Ministerstwie? Przetarg ogłoszono w wakacje, w trakcie sezonu urlopowego, w procedurze przetargu ograniczonego: wstępnej selekcji i potem SIWZ-u dla wybranych.
Należy podkreślić, że na tym etapie Ministerstwo miało dokonać pierwszej selekcji na podstawie doświadczenia (podano szczegółowe wytyczne co do organizowanych wydarzeń) oraz zdolności kredytowej. I tu kolejny przystanek: warunek minimum to 10 mln złotych, dopiero każde następne 500 tys. dawało dodatkową punktację. Nie trudno zgadnąć, że agencje eventowe swoją zdolność kredytową mogą opierać na majątku trwałym (a ten zazwyczaj jest minimalny) albo na środkach pieniężnych (a te cały czas są w obrocie). Dziesięć milionów to gigantyczna kwota, nawet dla liderów rynku. Już na tym etapie było jasne, że wsparcie partnerów będzie niezbędne. Składamy dokumenty, a wraz z nami 14 innych agencji.
Nie poddajemy się. Pracujemy 24 godziny na dobę, angażujemy masę ludzi: naszych partnerów, scenografów, pracowników i klientów. Dzień przed naszym ślubem i weselem (12.07.2013) składamy ofertę. A wraz z nami 14 innych agencji.
1 sierpnia 2013 Ministerstwo ogłasza wyniki. Jesteśmy w pierwszej piątce. To ogromny sukces. Mała firma z Warszawy ma szansę zorganizować tak ogromny projekt. Oczywiście nie jesteśmy sami, pracując nad projektem od stycznia, zaprosiliśmy do niego wiele firm. Było to niezbędne, żeby podołać i zorganizować profesjonalnie całe przedsięwzięcie. Niestety od momentu ogłoszenia wyników nasz entuzjazm tylko malał.

Podejście drugie
W dniu ogłoszenia wyników od razu otrzymujemy SIWZ. Kilkadziesiąt stron dokumentów, załączników, specyfikacji technicznej i szczegółowych wymagań. Czas na przygotowanie oferty? Niecałe dwa tygodnie. Nawet mało zorientowana osoba domyśli się, że to absurdalnie krótki czas jak na rzetelne przygotowanie tak ogromnej oferty. Przystępujemy do przygotowań, przecież agencje eventowe to specjaliści od zadań niemożliwych. Sam SIWZ według naszej oceny był przygotowany bardzo nierzetelnie. W trakcie przygotowań do Ministerstwa spłynęło ponad 300 pytań od agencji. Odpowiedzi na zadane pytania otrzymaliśmy na dwa dni przed terminem złożenia ofert. Termin składania ofert nie został jednak przedłużony. Kilkadziesiąt osób, dzień i noc pracowało po naszej stronie, aby mieć choć cień pewności, że nasze szacunki i wyliczenia będą odpowiadały rzeczywistości i zabezpieczą nas finansowo.
Na dzień przed terminem złożenia ofert do Ministerstwa wpływa odwołanie do pierwszego etapu przetargu złożone przez konsorcjum pod przewodnictwem firmy Nextira One. Podejmujemy decyzję – nie startujemy. Nie ma sensu i tak unieważnią przetarg. Następuje otwarcie kopert, przeczytanie cen oferentów i ujawnienie wyników. Cenowo wygrywa firma Easy Log czyli 80% wartości przetargu. 20% zostaje na ocenę koncepcji.

Epilog
Od tego momentu wszystko dzieje się bardzo szybko. Ministerstwo podejmuje decyzję, że cena oferentów jest za wysoka i unieważnia przetarg. Tym samym może wybrać wykonawcę z wolnej ręki (czyt. „kogo chce”). Wybraną firmą okazują się Międzynarodowe Targi Poznańskie (60% skarbu Państwa) wszystko zostaje w rodzinie, a firmy, które startowały w przetargu, przygotowywały wyceny wiele miesięcy i nie pasowały „układowi” próbuje się zniesławić np. w poniedziałek 2.09.2013 roku w tygodniku „Wprost” czytamy: „kto dał zabezpieczenia finansowe oferentom” (zdolność kredytową), a tu już, naszym zdaniem, Ministerstwo Środowiska dopuściło się ujawnienia tajemnicy przedsiębiorstwa. Zapraszam do lektury ww. artykułu: http://www.wprost.pl/ar/415145/Przepis-na-ustawienie-przetargu/ i całości w e-wydaniu. Wnioski nasuwają się same.
Ministerstwo próbuje oczernić firmy startujące w przetargu, by podpisać umowę z firmą, którą wybrała już dawno temu. Międzynarodowe Targi Poznańskie dają trochę niższą cenę niż wygrana w przetargu firma. Ministerstwo Środowiska uważa jednak, że kilka artykułów w prasie zamydli oczy ludziom i branży eventowej. Wprost ujawnia tajemnice znane tylko Ministerstwu, jakie firmy dawały poręczenia bankowe. W tym samym artykule cytowane Ministerstwo podważa wiarygodność oferentów, informując o złożeniu doniesienia do ABW. News poszedł w Polskę, jasno określając, kto jest po złej, a kto po dobrej stronie.
Tego samego dnia Puls Biznesu podaje (http://www.pb.pl/3304234,56351,korolec-szczyt-klimatyczny-w-warszawie-zorganizuja-targi-poznanskie), że na wykonawcą zostają wybrane Międzynarodowe Targi Poznańskie, które zaoferowały cenę niższą raptem o 135 tys. zł od tej przewidzianej przez Ministerstwo. Jako najniższą kwotę od oferentów Puls Biznesu podaje 46 mln. Redakcja zapomniała dodać, że była to kwota brutto.

Olga Krzemińska, managing director Power Sp.  o.o.
www.powersport.pl