Jak skutecznie zarządzać projektem eventowym?

To bardzo złożone zagadnienie, które jest kluczowe w kontekście naszej pracy. Każdego roku przyglądamy się naszym działaniom i zastanawiamy się, co możemy zmienić, poprawić, jakie rozwiązania wdrożyć, aby nasza praca była łatwiejsza, a jednocześnie bardziej efektywna. Obecnie, w naszej agencji, wdrażamy program, który połączy wszystkie działania realizowane w ramach zarządzania projektami eventowymi, zarówno na poziomie konkretnego wydarzenia, jak i globalnie w całej firmie.

To moim zdaniem świetne rozwiązanie. Dzięki takim programom możemy koordynować realizację poszczególnych eventów; od wpłynięcia zapyta-nia, poprzez przygotowanie oferty, kosztorysu, podpisanie umowy, stworzenie check-listy, aż do rozliczenia i wystawienia faktur. Wszystkie dane znajdują się w chmurze, z którą możemy połączyć się z dowolnego miejsca na świecie. Z poziomu osoby zarządzającej organizacją, widzę, jak wiele cennego czasu zaoszczędzimy, dzięki usystematyzowaniu i uproszczeniu procesu zarządzania projektami. To z pewnością przełoży się na wszystkie działania, które podejmujemy w ramach realizacji wydarzeń.

Sprawna komunikacja z klientem – jak „go” wyczuć?

Każdy z nas jest inny, podobnie nasi klienci. Każdy z nich preferuje inną formę kontaktu. Nie-którzy kontaktują się często, lubią się spotykać i omawiać każdy szczegół, innym wystarczy jeden mail potwierdzający. W naszej pracy ważne jest, aby być otwartym na potrzeby klienta, ale jednocześnie ostrożnym i taktownym. Zazwyczaj już po pierwszym mailu czy rozmowie telefonicznej, wiemy czego w tym zakresie oczekuje nasz klient. Trudno odpowiedzieć na pytanie „jak wyczuć klienta”, wydaje mi się, że w dużej mierze odnosi się to do „czucia drugiej osoby”. Zadajmy pytanie i dajmy klientowi możliwość odpowiedzi, podjęcia decyzji. Poczekajmy i podążajmy za klientem, i jego potrzebami. Jeśli przekroczymy subtelną granicę kontaktu, on z pewnością nas o tym poinformuje. Skorygujmy wtedy nasze działanie zgodnie z sugestiami. 

Kompleksowość eventu a rola organizatora.

Rolą agencji we współpracy z klientem jest jak największe odciążenie klienta w zakresie prac związanych z planowaniem, logistyką i realizacją wydarzenia. W zakres tych działań wchodzi stworzenie koncepcji kreatywnej, projektów, harmonogramów i założeń, a także produkcja wydarzenia. Naszym zadaniem jest dbanie o  bezpieczeństwo, jakość wydarzenia, a także profesjonalizm podwykonawców, z którymi współpracujemy. Zadania, które spoczywają po stronie klienta, to przygotowanie briefu, podpisanie umowy, stworzenie listy gości, wysłanie materiałów marketingowych, a także podejmowanie kluczowych decyzji zarówno przed, jak i w trakcie eventu. Zdarza się, że klient sam zajmuje się rezerwowaniem hotelu dla swoich gości, z naszej perspektywy, nie jest to najbardziej efektywne rozwiązanie, dużo lepiej jeśli całość kwestii organizacyjnych spoczywa na agencji, wtedy mamy większe możliwości organizacyjne i negocjacyjne.

Koncepcja kreatywna, czyli scenariusz jest królem?

Jeśli spojrzymy na rynek eventów, z pewnością zauważymy, że większość wydarzeń w na-szym kraju stanowią realizacje małe i średnie, które opierają się o konkretne i sprawdzone scenariusze. Koncepcja kreatywna w takich realizacjach jest minimalna. Aczkolwiek zgadzam się oczywiście ze stwierdzeniem, że scenariusz jest kluczowy, przy wyborze zarówno założeń eventu, jak i agencji. Jest tak istotny, że zdarzało się, że klienci poszukując najbar-dziej spektakularnego scenariusza wysyłali dziesiątki zapytań ofertowych, a agencje spędzały długie godziny, aby przygotować coś, co przekona klienta. Nie było to efektywne, zarówno z perspektywy klienta, który poświęcał mnóstwo czasu na przeglądanie ofert, nie pochylając się nad nimi, a szukając jedynie czegoś, co go olśni i zaintryguje. Z naszej perspektywy mieliśmy poczucie straconego czasu i środków, a często nie mieliśmy nawet szansy przedstawić swojego pomysłu. Jakiś czas temu podpisano „Dobry przetarg” porozumienie klientów z agencjami, regulujące dobre praktyki w tym zakresie (https://dobryprzetarg.com.pl/). Ustalono, że na pierwszym etapie do przetargu zapraszanych jest maksymalnie 5 agencji. Na tym etapie nie tworzymy koncepcji kreatywnej, nie generujemy kosztów. Dopiero kiedy w prze-targu pozostaje do trzech agencji, pogłębiamy naszą ofertę i dodajemy koncepcję kreatywną. Scenariusz jest niezwykle ważny, zachęcamy jednak klientów, do zadania sobie pytań: „czego potrzebuje nasza organizacja”, „co jest dla nas ważne” „jakie mamy potrzeby”. Dzięki temu łatwiej jest nam sprostać oczekiwaniom i wykreować coś specjalnie dla danej organizacji.

Sposób na udaną współpracę z podwykonawcami.

Najważniejsze to współpracować z firmami i osobami, które są sprawdzone i godne zaufania. Oczywiście zawsze musi być ten pierwszy raz, czasem jest on strzałem w dziesiątkę, a czasem niestety jednorazową współpracą. Warto pytać znajome agencje, zbierać rekomendacje, sprawdzać czy dana osoba lub firma współpracowała z innymi firmami. Zawsze jednak komunikujmy prosto i konkretnie. Podpisujmy umowy, ustalajmy zasady, terminy i założenia. Nie oczekujmy, że ktoś się domyśli, albo spełni nasze niewypowiedziane oczekiwania. Na bieżąco informujmy podwykonawców o zmianach, trudnościach czy nieplanowanych działaniach. A przede wszystkim szanujmy siebie i osoby, z którymi współpracujemy.

Budżety firm na eventy– rosną czy spadają?

To zależy od firmy, jej możliwości finansowych i aktualnych potrzeb w tym zakresie. Nie zauważam ogólnej tendencji rynku w żadnym kierunku. Obserwuję, że firmy weryfikują swoje założenia jeśli chodzi o organizacje wydarzeń, ale niekoniecznie jeśli chodzi o budżet, np. do tej pory firma organizowała jedno duże spotkanie pracowników, a teraz planuje przygotować kilka mniejszych lub odwrotnie teraz przygotowujemy jedno centralne wydarzenie, ponieważ firma weszła w etap, kiedy jest to kluczowe dla jej strategii i rozwoju. Obecnie budżety na eventy są łączone, przesuwane lub dzielone, w zależności od grupy docelowej: pracownicy lub klienci. Rynek spotkań się zmienia, zmienia się zapotrzebowanie i specyfika wydarzeń, które organizujemy. Cieszy to, że klienci dostrzegają jak ważne są eventy i wyjazdy motywacyjne. Rozwija się również obszary event marketingu i marketingu doświadczeń. Klienci są coraz bardziej świadomi swoich potrzeb i możliwości, a co za tym idzie rozsądniej zarządzają budżetami przeznaczonymi na te obszary.

W jaki sposób skutecznie mierzyć efektywność eventu?

To temat, który spędza sen z powiek większości organizatorów wydarzeń. Jeszcze do niedawna wydawało się, że tego typu analizy możliwe są tylko w największych organizacjach, które mają stosowne narzędzia i budżety pozwalające na dogłębne analizy. Takie rozwiązanie jest z pewnością najbardziej efektywne, jednak możemy też korzystać z innych powszechnie dostępnych wskaźników i narzędzi. Jednym z najprostszych jest np. ilość uczestników. Jeśli organizujemy wydarzenie na konkretną ilość osób lub biletowane, sprawdzamy ile osób przybyło/nabyło bilety. Wartością, na którą trzeba zwrócić uwagę, to deklarowana i realna liczba uczestników. Jeśli występują tu duże różnice, warto przyjrzeć się założeniom eventu raz jeszcze. Najczęściej stosowanym i bardzo dobrym narzędziem jest badanie satysfakcji uczestników. Ogromne możliwości w tym zakresie dają aplikacje eventowe, dzięki którym mamy bezpośredni kontakt z użytkownikami. Ludzie bardzo chętnie dzielą się swoimi opiniami i odczuciami, wystarczy więc, że poprosimy ich o informację zwrotną, a otrzymamy odpowiedź czy nasz event spełnił ich oczekiwania. Nie zapominajmy również o social mediach. Jeśli event istnieje w mediach społecznościowych, mamy ogromne obszary do obserwacji i wyciągania wniosków. Zwróćmy uwagę na to jaki wydźwięk pozostawiło po sobie nasze wydarzenie, ile wygenerowało wzmianek, interakcji. W eventach, które mają na celu promocję i podniesienie sprzedaży, konieczne jest sprawdzanie i analiza wyników sprzedażowych w okresie po wydarzeniu. To już trudniejszy i bardziej zaawansowany sposób pomiaru i analizy, realizowany przed wyspecjalizowane osoby lub firmy. Jak widać mamy całkiem sporo narzędzi i metod pomiaru efektywności wydarzeń, to które wykorzystamy zależy od rodzaju i celu eventu, naszych możliwości i potrzeb w danym zakresie.