Rozpoczynająca się majówka to dobry moment na organizację wyjazdów integracyjnych dla pracowników, spotkań czy pikników rodzinnych. Planując przygotowanie tego typu świadczeń pozapłacowych dla osób zatrudnionych, warto pamiętać, aby miały one w większości charakter szkoleniowy. Zmniejszy to ryzyko zakwestionowania przez organy podatkowe zaliczenia poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodu.

Wyjazd integracyjny

Pracownicy, którzy wezmą udział w bezpłatnym wyjeździe integracyjnym, czy też spotkaniu mającym na celu rozrywkę uzyskują przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia (zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT). Przychód taki będzie opodatkowany PIT. Podobne stanowisko zajął m.in. dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 19 listopada 2012 r., nr IPPB2/415-811/12-2/JG. Co istotne organ podatkowy wskazał, że nie ma znaczenia to, w jakim stopniu pracownik skorzystał z poszczególnych atrakcji. Koszty zakupu poszczególnych świadczeń w ramach imprezy będą ponoszone bowiem niezależnie od tego, w jakim stopniu osoby biorące w niej udział z nich skorzystają.

Piknik dla pracowników i ich rodzin

Część firm, jako alternatywę dla wyjazdów integracyjnych, decyduje się na urządzenie pikników dla pracowników i członków ich rodzin. Takie wydarzenie pozwala na lepszą integrację i najczęściej znacząco poprawia atmosferę pracy. Uczestnictwo pracowników w takim pikniku powoduje powstanie dla nich przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia. Jeżeli pracodawca zdecyduje się zorganizować w ramach pikniku np. konkursy i loterie z nagrodami przychodem dla pracowników będzie również wartość otrzymanych nagród.

Przychody pracowników mogą korzystać ze zwolnienia z PIT, pod warunkiem że świadczenia te finansowane są z ZFŚS (np. interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 9 września 2011 r., nr ITPB2/415-606/11/ENB).

Przy czym, wysokość zwolnienia limitowana jest do 380 zł rocznie. Planując organizację pikniku trzeba pamiętać, że - zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych (np. interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 31 maja 2011 r., nr ILPB3/423-88/10/11-S/KS) - wydatki poniesione przez pracodawcę na organizację pikniku w części przypadającej na członków rodzin pracowników nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.

W ocenie organów podatkowych wydatków takich nie można traktować jako kosztów pracowniczych. Jednocześnie wskazują też, że trudno dopatrzeć się nawet pośredniego związku tych kosztów z przychodami pracodawcy. W konsekwencji takich wydatków nie odliczymy od przychodów.

Pracownik na szkoleniu

W okresie mniej wytężonej pracy wiele firm decyduję się na podniesienie kwalifikacji zawodowych pracowników. Takie działanie pracodawcy pozwoli na podniesienie kompetencji zawodowych osób zatrudnionych, co potencjalnie powinno przełożyć się na zwiększenie wydajności pracy podwładnych i w konsekwencji, umożliwi generowanie wyższych przychodów. Warto również pamiętać, że zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT, wolna od podatku dochodowego od osób fizycznych jest m.in. wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Zatem, przychód pracownika związany z uczestnictwem w zorganizowanym przez pracodawcę wydarzeniu, którego podstawowym celem jest podnoszenie kwalifikacji zawodowych jest zwolniony z opodatkowania.

Wyjazdy i spotkania integracyjne

Obecnie możliwość zaliczania przez pracodawcę wydatków poniesionych na organizację wyjazdów i spotkań integracyjnych dla pracowników do kosztów uzyskania przychodów, nie budzi większych wątpliwości. Koszty organizacji imprez integracyjnych są kosztami ponoszonymi w celu osiągnięcia przychodów, jeśli pozostają w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Istotny jest więc cel organizowanego spotkania. W opinii organów podatkowych, aby można było zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki związane z imprezami integracyjnymi, muszą być one organizowane w celu poprawy atmosfery w pracy oraz podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników. Pamiętajmy, że część organów podatkowych stoi na stanowisku, że wydatki poniesione przez pracodawców na organizację spotkania, polegającego wyłącznie na konsumpcji oraz wspólnym spędzeniu czasu, nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.

Dofinansowanie wyjazdu

W ramach świadczeń pozapłacowych pracodawcy często decydują się na przekazanie na rzecz pracowników dofinansowania wyjazdu wypoczynkowego. Takie dofinansowanie finansowane ze środków obrotowych firmy będzie stanowić dla pracownika przychód ze stosunku pracy. Natomiast jeżeli wyjazd wypoczynkowy podwładnego dofinansowany jest ze środków ZFŚS, to zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT, jest zwolniony z podatku do wysokości 380 zł. Opodatkowaniu PIT podlega nadwyżka ponad 380 zł. Warto pamiętać, że przekazane osobom zatrudnionym dofinansowanie na wyjazdy wypoczynkowe finansowane ze środków ZFŚS nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Rozważając organizację dodatkowych atrakcji dla pracowników warto szczegółowo przemyśleć zakres planowanych wydarzeń. Przedsięwzięcia takie powinny mieć, w swojej przeważającej części charakter szkoleniowy, co pozwoli zminimalizować ryzyko określenia przez organy podatkowe przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń po stronie pracowników oraz zakwestionowania możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków poniesionych na organizację atrakcji dla pracowników.

Jeżeli szef zdecyduje się na dofinansowanie wyjazdów wypoczynkowych swoich podwładnych, to najkorzystniejszym sposobem będzie udzielanie takiego dofinansowania z środków ZFŚS.