Od Zera do Event Managera to 5 części Artykułów - Blogów Eventowych Marty Jesionowskiej /EventMapa.pl/. Zapraszamy do lektrury części 1.

Kim jest i jakie cechy powinien posiadać idealny event manager? Na czym dokładnie polega jego praca? Jak zostać event managerem?

W niniejszym cyku artykułów, skierowanym głównie do młodych osób, pragnących zostać w przyszłości managerami branży eventowej, postaramy się przedstawić specyfikę pracy agencji i osób w niej pracujących. Na co zwracać uwagę? Jak się przygotować do niełatwej czasem pracy event managera?

Na dzień dzisiejszy nie ma wielu pozycji książkowych czy też poradników dotyczących branży eventowej. Nie ma również specjalistycznych kursów, pt. „Zostań idealnym event managerem w 3 tygodnie”. Podobno „event managerem trzeba się urodzić”, jednak ja uważam, że wszystko jest do wypracowania i można nauczyć się i tego fachu. Oczywiście, ważne są cechy charakteru i ogólne nastawienie do przyszłej pracy, jednak twierdzę, że można nauczyć się produkcji eventów.

Tytuł niniejszego cyklu artykułów jest nie bez znaczenia. Życzyłabym sobie, aby stał się on pewnego rodzaju podpowiedzią dla młodych osób, myślących o podjęciu podobnej pracy w przyszłości. Co zrobić, aby pracować w agencji eventowej? Co należy wiedzieć i umieć? Czy się nadaję i czy dam radę? W poszczególnych artykułach, postaram się krok po kroku przedstawić drogę do bycia idealnym event managerem, zbierając doświadczenia wielu managerów z branży eventowej.

Zacznijmy jednak od cech charakteru, predyspozycji niezbędnych przyszłemu event managerowi. Przeglądając ogłoszenia dotyczące pracy dla event managerów można natknąć się na powtarzalne: szybkość w działaniu, umiejętność pracy pod presją czasu, komunikatywność, dyspozycyjność. Generalnie wszystkie powyższe oczekiwania pasują do niemal każdej wykonywanej pracy, uważam jednak, że na pierwszym miejscu powinna znaleźć się odpowiedzialność. Popełnienie nawet najmniejszego błędu podczas produkcji czy realizacji eventu może przynieść katastrofalne skutki zarówno dla agencji, jak i samego event managera. Jako odpowiedzialność rozumiem dokładne i sumienne wykonywanie powierzonych przez szefa/zwierzchnika zadań, sprawdzanie wyniku wykonanego zadania, ponowne sprawdzanie i... sprawdzanie. Należy pamiętać, że jakikolwiek problem agencji jest również problemem event managera, co bezpośrednio wiąże się z zaangażowaniem we wspólną pracę. Im większe zaangażowanie w pracę, tym lepszy i zgrany zespół, co moim zdaniem jest kluczem do sukcesu. Pomoc kolegom z pracy w wykonywaniu zadań, dzielenie się informacjami, radami, kontaktami i ogólnie zwanym „know how” (doświadczenie) to niezbędne elementy wspólnej pracy agencyjnej. Kolejną cechą, jaką bezpośrednio można połączyć z dwoma powyższymi jest dyspozycyjność, czy też jakże częste sformułowanie „zadaniowy tryb pracy”. Oznacza to nic innego, jak „skończysz pracę, gdy skończysz wykonywać powierzone ci zadanie”. Oczywiście nie chodzi tu o pracę 24h/dobę przez 4 dni non stop, ale zakończenie dnia pracy o sensownej porze, po uprzednim wykonaniu i zakończeniu zadania. Praca event managera rzadko da się zamknąć w 40 godzinach tygodniowo. Należy zapomnieć również o pracy od 09.00 do 17.00. Podejmując pracę event managera należy być odpowiedzialnym za powierzone zadania i czuć się zaangażowanym we wspólne osiągnięcie celu (wynik: świetny event). Przykład: masz do wykonania zadanie (np. sprawdzenie cen zatrudnienia hostess na event, np. w Rudzie Śląskiej, informacje musisz mieć  na jutro, do godz. 10.00), na zegarku jest 16.45 (myślisz sobie: „zaraz do domu!”). Wiesz, że jeśli zaczniesz to sprawdzać teraz, wykonywać telefony, wysyłać zapytania, nie zdążysz przed 17, a co za tym idzie nie wyjdziesz punktualnie o 17 do domu. Zrobisz to jutro. Ok – możesz... Ale konsekwencją będzie to, że do 10.00 rano nie będziesz mieć wszystkich niezbędnych informacji, może uda ci się dowiedzieć czegoś przez telefon, może nie, nie wiadomo. Wynik: zadanie wykonane w 50% albo nawet i wcale. Czy nie lepiej, wyjść 30 minut później, przyjść o 09.00 rano do pracy i w skrzynce odbiorczej mieć wszystkie niezbędne informacje? To jest właśnie ta dyspozycyjność, połączona z odpowiedzialnością i zaangażowaniem. Tu wkrada się również „praca pod presją czasu”. Musisz coś zrobić szybko, zaraz, „na teraz”. Opanowanie, dobre zaplanowanie pracy, współdziałanie i wzajemna pomoc – kluczem do sukcesu.

Komunikatywność z kolei połączyłabym z zaangażowaniem w pracę całego zespołu. Im bardziej zgrany zespół, tym lepsza komunikatywność, tym szybciej będziesz w stanie otworzyć się na innych, na nowości.

Pokora i asertywność to dla mnie dwa kolejne ważne punkty. Musisz pamiętać, że są (i pewne zawsze będą) ludzie, którzy wiedzą od ciebie więcej, wiedzą lepiej, mają większe doświadczenie. Im szybciej to zrozumiesz, tym szybciej będziesz w stanie uczyć się od nich, wykorzystywać ich umiejętności i wiedzę, bo przecież należy uczyć się od najlepszych. Asertywność, to nic innego jak posiadanie i wyrażanie własnego zdania (w sposób nie raniący innych!), umiejętność przyjmowania krytyki, ale też i pochwał, umiejętność odmawiania (w „grzeczny” sposób). Spokojnie... asertywności można się nauczyć, a zaznajomienie się z nią czasem zabiera całe życie ;)

Pamiętaj, że każde dodatkowe umiejętności są mile widziane. Znajomość języków obcych, prawo jazdy, wykształcenie (dyplom wyższej uczelni, skończone kursy itd.), niecodzienne zainteresowania –  to plusy, które tylko mogą ci pomóc w podjęciu pracy, nie tylko na stanowisku event managera. Osobiście znam event managerów, którzy nie mają prawa jazdy czy nie znają języków obcych i mimo, że czasem to utrudnia im życie, są świetnie zorganizowani i są świetni w tym co robią.
 
Podsumowanie cech, umiejętności:

•odpowiedzialność
•zaangażowanie we wspólne osiągnięcie celu, współdziałanie
•dyspozycyjność, umiejętność pracy pod presją czasu
•komunikatywność
•pokora (!)
•asertywność
•dodatkowe plusy: znajomość języków obcych, wykształcenie (uczelnia, kursy), prawo jazdy, niecodzienne zainteresowania

A teraz na spokojnie zastanów się czy posiadasz chociaż kilka z powyżej opisanych cech. Jeśli tak – świetnie! Jeśli z kolei brakuje ci sporo do „bycia ideałem”, zastanów się czy jesteś w stanie się „nagiąć”, trochę się dostosować, popracować nad sobą. To ważne i bądź uczciwy w tej ocenie.
 
W kolejnym artykule postaram się podpowiedzieć „jak zacząć”, jak sprawdzić czy to praca dla ciebie.
 
Marta Jesionowska
 
Żródło: EventMapa.pl
-----------------------------------------------------
Od "Zera do event Managera" – cz. 2 „Jak zacząć? Event – czy to dla mnie?”

Kim jest i jakie cechy powinien posiadać idealny event manager? Na czym dokładnie polega jego praca? Jak zostać event managerem?

W niniejszym cyklu artykułów, skierowanym głównie do młodych osób, pragnących zostać w przyszłości managerami branży eventowej, postaramy się przedstawić specyfikę pracy agencji i osób w niej pracujących. Na co zwracać uwagę? Jak się przygotować do niełatwej czasem pracy event managera?

W poprzednim artykule pisaliśmy o cechach charakteru, które powinien posiadać idealny lub też przyszły event manager. W dzisiejszym zajmiemy się przygotowaniem do pracy i sprawdzeniem siebie – czy to faktycznie praca dla nas.
„Ale masz fajną pracę!”, „Zazdroszczę!” - często słyszałam tego typu stwierdzenia od znajomych. Zgadzam się z nimi w 100% - moja praca jest fajna, ale nie wszyscy zdają sobie sprawę z tego ile „ta fajność” kosztuje czasu, poświęcenia, wysiłku, czasem i red bulli... Trudno to sprawdzić, tylko czytając o tym lub pracując podczas event'u w jego finalnej fazie, czyli podczas samej realizacji, produkcji. Te przykładowo sześć magicznych godzin samej realizacji event'u, to wisienka na torcie, który się przygotowuje kilka tygodni, czasem nawet miesięcy, którego warstwy dokładnie planuje, układa, przyozdabia. Uważam więc, że tylko i wyłącznie poznanie event'u od podszewki, może dać pełny obraz tego, jak wygląda prawdziwa praca event managera i tylko po takim poznaniu można podjąć decyzję o podjęciu pracy w tym zawodzie lub też nie.
Są dość małe szanse, że jakakolwiek agencja zatrudni nas bez doświadczenia. Podobnie jednak jest ze wszystkimi branżami i zawodami. Najlepszym rozwiązaniem są więc praktyki czy też staże, na które agencje się godzą, zwłaszcza gdy są bezpłatne. Jasne, zgadzam się, że nie zawsze można sobie na to pozwolić (czyt. kasa), ale jak inaczej przekonać się czy faktycznie chcesz pracować w tej branży i czy się nadajesz?
Praktyki mogą dotyczyć jednego projektu, jednego eventu lub ich cyklu (roadshow). Uważam jednak, że koniecznością jest praca nad event'em przechodząc przez wszystkie jego fazy – od planowania do samej produkcji. Jasne –  wisienka smakuje najlepiej, ale uwierz, że smakuje ona jeszcze lepiej, gdy przeszło się przez wszystkie fazy tortu... kontynuując metaforę lekko cukierniczą :)
Czym są praktyki i co dzięki nim jesteś w stanie osiągnąć? Pierwszą podstawową zaletą praktyk jest samo poznanie tematu, jakim jest event. Praca agencyjna, czasem trudna i ciężka, może być niezłą lekcją dyscypliny, skutecznego planowania, pracy pod presją czasu. Pozwoli również na sprawdzenie siebie i swoich umiejętności, dowiesz się czy faktycznie umiesz pracować w zespole i gdzie kończy się twoja wytrzymałość psychiczna i fizyczna (i czy w ogóle się kończy?) :)
Praktykanci powinni pracować na 150%, starając się pokazać z jak najlepszej strony i chyba właśnie o to powinno chodzić w praktykach. To jest też czas dla szefa i zespołu na poznanie ciebie, sprawdzenie jak pracujesz i jak bardzo ci zależy na pracy w event'ach. Nie raz miałam okazję pracy z praktykantami i zawsze pytania z ich strony (czyli chcą wiedzieć!), zainteresowanie tematem (chcą wiedzieć więcej!), pełna gotowość do pracy i pomocy, sprawiały że moja opinia na ich temat była superpozytywna. Pamiętaj, że to właśnie z zespołem będziesz pracować i jego opinia będzie ważna dla szefa, który stanie przed podjęciem decyzji czy zaproponować ci etat czy nie.

Podczas praktyk:

• na początku ustal zasady i zakres obowiązków; pozwoli to na uniknięcie rozczarowań, ewentualnego denerwowania się;
• zadawaj dużo pytań (ale przemyślanych!), zaczynających się od słów: jak?, gdzie? :) bo to pozwoli na stwierdzenie, że chcesz wiedzieć, chcesz poznać, chcesz dowiedzieć się czegoś nowego, zdobyć tzw. „know how”;
• pamiętaj o pozostaniu sobą, czyli asertywność; bez naginania się, podlizywania; prawdziwy masz być! :)
• pamiętaj, że decyzję o możliwości zatrudnienia cię po praktykach nie podejmuje tylko i wyłącznie szef; wręcz przeciwnie – szef słucha zespołu, bo właśnie z nim będziesz pracować; siła tkwi w zespole!

Zdaję sobie sprawę, że nie każdy może pozwolić sobie na praktyki, ale wydaje mi się, że obecnie jest to jedyna możliwość na podjęcie próby wejścia w event'y. Może więc warto zastanowić się nad niezbyt dogodnym, pod względem finansowym, rozwiązaniem na start w branży eventowej? A może właśnie po praktykach odkryjesz swoje życiowe powołanie? Z całego serca tego życzę!

W kolejnym artykule zajmiemy się „never-ending story”, czyli planowaniem czasu, pracy, event'u...
 
Marta Jesionowska

EventMapa.pl

--------------------------------------------------------
Od "Zera do Event Managera" – cz. 3 „Planowanie = event, czyli nie ma eventu bez planowania”

Kim jest i jakie cechy powinien posiadać idealny event manager? Na czym dokładnie polega jego praca? Jak zostać event managerem? W niniejszym cyku artykułów, skierowanym głównie do młodych osób, pragnących zostać w przyszłości managerami branży eventowej, postaramy się przedstawić specyfkę pracy agencji i osób w niej pracujących.

Na co zwracać uwagę? Jak się przygotować do niełatwej czasem pracy event managera?

W jednym z komentarzy do poprzednich artykułów, Magdalena Mańkowska napisała: „(...) jeśli event manager nie potraf zaplanować swoich zadań i nagle sobie przypomniał "oh, hostessy!" zaczynają się zgrzyty i większe zgrzyty i rotacja personelu...”. Tak najprościej można podsumować temat dzisiejszego tekstu. Planowanie bowiem zapobiega pojawianiu się takich kwiatków, wypadków, wpadek, prowadzących w finale do problemów. Co zrobić, aby tego uniknąć i czy w ogóle się da?

Odpowiadając krótko: da się i można. Wymaga to właśnie wcześniejszego planowania i analizowania własnej pracy, umiejętności stawiania priorytetów konkretnym zadaniom. Każdy event jest projektem, pewnego rodzaju konstrukcją, do której należy podejść indywidualnie.

Pierwszym etapem planowania jest stworzenie harmonogramu pracy. Powinno znaleźć się w nim wszystko, co składa się na event, między innymi: wysłanie zapytań do podwykonawców, późniejszy ich wybór, negocjacje i podpisanie umów, projekty grafczne (o ile potrzebne), wysyłka/dystrybucja materiałów reklamowych/zaproszeń etc., wizje lokalne, kontakt z klientem (po co i kiedy, jego akceptacje np. projektów grafcznych, menu). W jednym miejscu powinno znaleźć się wszystko (!), co składa się na event. Gdy robisz to po raz pierwszy, wypisz wszystko co wpada Ci do głowy, bez zastanawiania się na razie w jakiej kolejności powinno to się odbywać. Zrób burzę mózgu i przemyśl co musisz zrobić, nad czym się zastanowić, co zamówić czy zabookować wcześniej. Moja sugesta jest taka, aby wchodzić w szczegóły i zamiast pisać ogólnikowo „wybór artysty”, wpisz: wybór konferansjera, zespołu muzycznego, gwiazdy muzycznej, zespołu tanecznego, kataryniarzy, linoskoczków czy człowieka-gumy. :) Tylko dzięki temu, nie zapomnisz o niczym. Zapewne lista będzie długa i właśnie taka powinna być! Do każdego eventu niezależnie od tego czy to kolacja dla 10 osób czy bankiet dla 400 powinno podejść się tak samo i jest kilka składowych, które po prostu się nie zmieniają (zobaczysz to, tworząc kolejny harmonogram eventu). Po sporządzeniu listy należy się zastanowić co kiedy, jak i kim należy zrobić, czy prościej mówiąc: kolejność. Tu wchodzi nic innego jak logika – przykład: nie jesteś w stanie zamówić strojów dla hostess nie znając ich rozmiarów, prawda? (ok, można... ale nie lepiej się upewnić i nie mieć później problemów, że część jest za dużych/za małych?). Teraz zabawa w układanie klocków – co przed czym, co po czym. Zapewne nawet podczas tego etapu przyjdzie Ci do głowy parę rzeczy, których nie wypisałeś wcześniej. :) Dobrze sporządzony harmonogram to taki, w którym jasno widać kolejne etapy przygotowania eventu. Wiem, że dla niektórych event managerów ten etap nie jest może najciekawszy (chociaż ja uważam, że jest), ale uwierz, że jest najważniejszy. Bez przygotowania takiego harmonogramu cała dalsza praca jest możliwa, jak najbardziej, ale zapewne będzie trudna i żmudna, nie wspomnę o tym, że na każdym kroku będziesz narażony na wpadki i fuck-up'y (o których będzie mowa w kolejnym artykule). Planowanie to podstawa!

Jak to zrobić? Ilu event managerów, tyle pomysłów! :) Zazwyczaj managerowie pracują na Microsof Excel, czasem agencje posiadają własne systemy pracy zadaniowej. Znam eventowców pracujących na tablicach korkowych, fipchartach, post-it'ach :) Zrób to tak, aby było Ci wygodnie korzystać z tego przez cały proces przygotowywania eventu, dlatego też uważam, że program komputerowy jest najlepszą z opcji (nie widzę sensu wypisywania wszystkiego na fipcharcie, skoro później i tak należy przenieść to do osobnego pliku na komputerze – szkoda czasu). Dodatkową zaletą pliku komputerowego jest to, że po odpowiednim przefltrowaniu treści w harmonogramie, można raportować klientowi co robimy, nad czym obecnie pracujemy. Jeden plik – dwa zastosowania. Celowo napisałam „przefltrowaniu treści” - klient nie musi wiedzieć, że na projekt scenografi będziemy czekać 4 dni – wystarczy konkretna data, kiedy mu go przedstawimy.

W głównym harmonogramie przygotowywania eventu, powinien pojawić się również punkt, jak harmonogram samego eventu, czyli nic innego jak szczegółowe przygotowanie scenariusza/harmonogramu eventu, minuta po minucie, czasem sekunda po sekundzie, co będzie się działo. Nie należy pracować nad tym w ostatnim momencie, bo z doświadczenia wiem, że może on się zmienić 40 razy. :) Tu sugesta: lepiej korzystać z programu Excel niż Word!

Jest obecnie kilka programów, ułatwiających pracę nad harmonogramem. Tak jak wspomniałam wcześniej, Excel i Word świetnie się sprawdzają, z naciskiem na pierwszy z nich. Do najważniejszych i najbardziej profesjonalnych należy jednak zaliczyć Microsoft Project, który umożliwia pracę nad jakimkolwiek projektem. W programie istnieje możliwość ustawienia ważności poszczególnych zadań, przeanalizowania czasu ich trwania, co zdecydowania ułatwia pracę. Zaawansowane funkcje programu nie należą do najprostszych, ale to chyba problem każdego z dobrych i niezbędnych, jak się później okaże, programów do pracy project managera.

Warto również zwrócić uwagę na etouches – program zaprojektowany specjalnie do prowadzenia eventów. Program umożliwia nie tylko pracę nad zadaniami (eScheduler), ale również posiada takie funkcje jak eBudget (budżetowanie eventu), eSeatng (możliwość usadzenia gości).

Kolejny program to 5pm – narzędzie do zarządzania czasem nad poszczególnymi projektami. Zarówno ten program, jak i etouches są programami płatnymi, jednak ze stron producentów możliwa jest do pobrania 14-dniowa wersja próbna obu programów. 5Pm to dość nowe narzędzie, ma przyjemny dla oka design, który sprawia, że korzystanie z tego programu jest przyjemne i łatwe.

Dalszymi programami, na które warto zwrócić uwagę to między innymi huddle, daptv, które oprócz wsparcia przy planowaniu dają możliwość wymiany plików i informacji, dodatkowo stanowią możliwość do stworzenia społeczności wśród pracowników.

Ciekawa jestem jakie Wy macie sposoby na przygotowanie harmonogramów lub z jakich programów korzystacie. Dzielcie się wiedzą!

Marta Jesionowska

EventMapa.pl

-----------------------------------------------------
Od "Zera do Event Managera – cz. 4 "Fuck up" - czyli ulubione słowo event managerów; jak unikać błędów?

Kim jest i jakie cechy powinien posiadać idealny event manager? Na czym dokładnie polega jego praca? Jak zostać event managerem? W niniejszym cyku artykułów, skierowanym głównie do młodych osób, pragnących zostać w przyszłości managerami branży eventowej, postaramy się przedstawić specyfikę pracy agencji i osób w niej pracujących.

Nie jestem wielkim fanem zapożyczeń z języka angielskiego, ale trzeba jednak przyznać, że „fuck up” przyjął się dość dobrze w świecie eventów. Dlaczego? Czy dlatego, że fuck up'y są częste i powtarzalne?

Zacznijmy może od początku. Fuck up'em nazywamy coś, co nie wyszło, problem, który w danej chwili wydaje nam się nie do rozwiązania, czasem wielką tragedię, prawie katastrofę, czasem... nic wielkiego. Według słownika „Urban dictionary” słowo to oznacza jeszcze politykę George'a W. Bush'a, ale o tym może w kolejnym z artykułów. Wielu event managerów nadużywa tego słowa w stosunku do błahych „problemów” czy błędów. Generalnie uznaje się, że fuck up to coś naprawdę FUCK up, czyli coś, co przy następnym evencie nie powinno się powtórzyć i wydarzyć (czytaj: wyciąganie wniosków). Dla mnie fuck up, to powtarzalny błąd, coś zapomnianego, niedopilnowanego po raz kolejny, przy kolejnym projekcie.

Jedynym sposobem na unikanie ich jest odpowiednie planowanie pracy i jej organizacja, podział obowiązków pomiędzy poszczególnymi pracownikami, dokładne zaplanowanie czasu i wyeliminowanie jakichkolwiek możliwych błędów. Tak jak wspomniałam wcześniej, może będę monotonna, ale to właśnie planowanie jest kluczem do sukcesu. Planowanie i logiczne myślenie – co po czym, przed czym i po co. Fuck up to po prostu niedopilnowanie czegoś, zapomnienie, zlekceważenie sprawy. Tylko i wyłącznie kontrola nad pełnym planowaniem eventu jest w stanie wyeliminować błędy i uniknąć nieprzyjemności w pracy z klientem.

Fuck up'y możliwe są na każdym z etapów realizacji imprezy – od pierwszego spotkania z klientem, przez planowanie, budżetowanie, po samą realizację. Można na przykład wysłać do klienta kosztorys wraz z kosztami agencji (tak, to się zdarza!), można coś obiecać, czego w finale się nie zrobi (zapomniałam!), można w końcu nie dopilnować czegoś podczas realizacji (czyli catering też miał być? Nie wiedziałam!). Upewnianie się (czasem nawet do znudzenia, po kilka razy, żeby mieć pewność na 100%), potwierdzenia od klienta, że faktycznie zrozumieliśmy go tak, jak sobie tego życzył.  

Jeśli mówimy o samej realizacji imprezy nie wystarczy moim zdaniem prześledzić scenariusza impreza minuta po minucie, ale należy zagłębiać się w jak największą ilość detali, aby samemu doszukiwać się „kwiatków”, które mogą nas zaskoczyć. Im więcej czasu na to poświęcimy, tym mniejsze prawdopodobieństwo, że klient zauważy coś przed nami lub zwróci nam na coś uwagę.

Fuck upy można również stopniować. Mały fuck up to ten, którego klient nie zauważył, a my mamy świadomość, że nim był. Duży to taki, gdy klient nam coś wytknął, zwrócił nam na coś uwagę i był pierwszy, który to dostrzegł. To źle, bo po pierwsze my nie powinniśmy do tego dopuścić, a jeśli już, to powinniśmy tak załatwić całą sprawę za „plecami” klienta, żeby tego nie zauważył.

Dodatkowo po każdym evencie należałoby jak najszybciej się spotkać (może następnego dnia? Im szybciej, tym lepiej – pamiętamy więcej szczegółów) i przegadać całość imprezy: co poszło w porządku, nad czym następnym razem należałoby bardziej popracować. Po co? Wzajemne dawanie sobie feedbacku sprawi, że przy każdej kolejnej imprezie będziemy jeszcze lepsi. Fajnie jest podsumować miniony event nie tylko punktując siebie nawzajem, ale pamiętajmy o pozytywach, rzeczach, które poszły świetnie, nad którymi udało się zapanować. „Klepanie się po plecach” za dobrze wykonaną pracę jest najlepszym motywatorem, lepszym niż premia. To właśnie tak działa, uwierzcie. :)

Nie uważam jednak, aby fuck up pochodził zawsze od event managera czy też agencji. Zdarza się czasem, że pracujemy z klientem, dla którego wiedza o planowaniu jest odległa, wtedy też klient swoje fuck up'y stara się przełożyć na agencję, bo ktoś winien być musi. W następnym artykule między innymi o tym, jak wyjść z dyskusji z klientem z twarzą i czy w ogóle warto takową rozpoczynać.
   
Marta Jesionowska

EventMapa.pl

-----------------------------------------------------------------

Od "Zera do Event Managera – cz. 5 „Pierwszy kontakt z klientem – na co zwracać uwagę, metody skutecznego porozumiewania się”

Kim jest i jakie cechy powinien posiadać idealny event manager? Na czym dokładnie polega jego praca? Jak zostać event managerem? W niniejszym cyku artykułów, skierowanym głównie do młodych osób, pragnących zostać w przyszłości managerami branży eventowej, postaramy się przedstawić specyfikę pracy agencji i osób w niej pracujących.

Klient. Kobieta, mężczyzna, w wieku dowolnym, z własnymi problemami, sprawami do załatwienia, z szefem nad głową, z masą papierów do wypełnienia, z różnymi nastrojami (każdy ma lepszy lub gorszy dzień), zapracowany, nastawiony na sukces. Wyobraź sobie przez chwilę siebie jako klienta, przyszły specu od eventów, czego oczekiwałbyś od event managera.
 
Po pierwsze: kompetencja. Nawet, jeśli jesteś „świeży” w branży, klient MUSI mieć poczucie, że rozmawia z najbardziej kompetentną osobą z agencji. Klient nie ma czasu na tłumaczenie event managerowi o co mu chodzi, bo event manager MUSI wiedzieć wszystko i to od razu! W rozmowie z klientem nie ma słowa „nie wiem”, bo wychodzimy z założenia, że nie ma rzeczy, której event manager by nie wiedział. „Zanim odpowiem Pani/Panu na to pytanie, wolałabym się jeszcze upewnić. Czy mogę wysłać Pani/Panu szczegółową odpowiedzieć na to pytanie w ciągu 5 minut?” - prawda, że brzmi lepiej niż „Nie wiem”? Mamy prawo czegoś nie wiedzieć, mamy prawo do błędów, tak samo jak klient... Jednak nie mamy prawa odsłonięcia tego przed klientem, bo po prostu nas „zje”, a cała dalsza praca z nim będzie dla nas tylko i wyłącznie, jednym wielkim stresem. Jeśli naprawdę czegoś nie wiesz, spróbuj tak odwrócić odpowiedź na jego pytanie, aby miał przekonanie, że:

a. znasz odpowiedź na jego pytanie
b. jesteś super kompetentny, bo chcesz udzielić 100% odpowiedzi
c. chcesz, aby odpowiedź była potwierdzona, sprawdzona na wszystkie możliwe sposoby

Po drugie: asertywność. O tym już pisałam... ale warto poświęcić jeszcze kawałek miejsca na to. Ok, klient nie zawsze ma rację. Naprawdę. My, jako doświadczeni w branży event managerowie, którzy eventów „trzaskają” więcej w miesiącu, niż pan klient/pani klientka w roku, wiemy lepiej :) Jednak nie możemy powiedzieć „Tak będzie lepiej” lub „Pan/Pani się nie zna” (mimo, że czasem ma się na to ochotę), może inaczej: „Gdyby zechciał Pan/Pani poświęcić mi kilka minut na to, abym przedstawiła Pani alternatywne rozwiązanie (czytaj: MOJE, LEPSZE)”. Kilka asertywnych tekstów, na potwierdzenie klientowi, że jest świetny, ale...:

•„Uważam, że ma Pani 100% rację, jednak gdybym mogła przedstawić Pani alternatywne rozwiązanie...”
•„Uważam Pani rozwiązanie za bardzo rozsądne, jednak gdybym...”
•„Czy nie zwróciła Pani może uwagi na inną możliwość/ewentualność...”

Czasem jest tak, że klient ma bardzo zły dzień (chciałabym wierzyć, że jest to tylko kwestia jednego złego dnia) i jest wobec nas niemiły, może nawet chamski, może zachowuje się nie właściwie. Wyjścia są dwa: albo mu na to zezwolimy, co oznacza, że przy każdej naszej kolejnej rozmowie czy spotkaniu będzie nas „jadł” kawałek po kawałku (wynik: my – stres, on – nic, bo ma pełne przyzwolenie z naszej strony, na takie zachowanie), albo pokażemy, że taki sposób rozmowy nam nie odpowiada (wynik: my – ok + pewność siebie, on – ok + ma przekonanie, że mamy „jaja”). Pamiętaj, że każdy z nas ma własną przestrzeń, niezależnie od tego czy dotyczy to relacji event manager – klient czy event manager – szef. Masz się czuć komfortowo, pewny siebie, wierząc we własne umiejętności i możliwości. Zamiast: „Sama jest Pani głupia” może warto: „Ma Pani absolutne prawo do takiej opinii, ja jednak uważam inaczej” lub „Szanuję Pani opinię, jednak uważam, że...”.  Piękne w takich asertywnych tekstach jest to, że po takiej odpowiedzi, Twój rozmówca nie jest w stanie nic dalej odpowiedzieć. Zamykasz komuś usta, pokazując mu, że masz swoją granicę, że nie zezwolisz na wszystko, że tak naprawdę jesteście na równi. I tu się rodzi respekt i szacunek.

Dociekanie, umiejętność zadawania pytań. Generalnie rozmowa z klientem powinna być dialogiem – on ma jakąś wizję, o której albo nie umie powiedzieć w jasny i przejrzysty sposób albo nie chce, nakładając na agencję więcej pracy. Podczas dociekania i starania dowiedzenia się od klienta jak największej ilości informacji warto zadawać pytania otwarte. Przykład:

DIALOG 1
Event manager: „Czy chciałaby Pani, aby oświetlenie na sali było przez cały czas jasne?”
Klient: „Nie”.
Wynik: nie wiadomo czy ma być jasne przez cały czas czy wcale; a może ciemne, a może w ogóle ma go nie być? :)

DIALOG 2
Event manager: „W jaki sposób wyobraża sobie Pani oświetlenie na sali balowej?”
Klient: „Wyobrażam sobie je tak, że tu się świeci na zielono, tu na czerwono, tu na niebiesku, a tu...”
Wynik: klient właśnie nam powiedział wszystko o oświetleniu, co wie, w jakich kolorach, gdzie i po co.

Pytanie zamknięte zaczynające się na „czy”, dają nam zazwyczaj dwie odpowiedzi: tak lub nie. Jeśli chcemy dowiedzieć się czegoś więcej od klienta warto je omijać. Warto pytania zadawać w taki sposób, aby klient mówił najwięcej, aby to on sam tworzył projekt, który wy później mu go sprzedacie, a w finale zrealizujecie. Idealną sytuacją jest to, gdy klient na głos powie coś, do czego go przekonujecie albo naprowadzacie i uzna, że to jego własny pomysł :) To już jednak jest mistrzowska rozgrywka, ale trening czyni mistrza.

Upewnianie się, potwierdzanie. Przy okazji fuck up'ów pisałam o próbie ich unikania i jedyną z nich jest właśnie potwierdzanie u klienta czy to, co ja sobie myślę, że on myśli jest poprawne :) Inaczej: czy dobrze się zrozumieliśmy. Przez długi czas uważałam to za stratę czasu i coś niepotrzebnego, ale zwracam honor każdemu mojemu szefowi, z którym o to się spierałam :) Po każdym spotkaniu z klientem, po każdej rozmowie telefonicznej warto poświęcić swój czas na spisanie krótkiej notatki ze spotkania, rozmowy. W punktach, prosto, bez opisów literackich. Jeśli nie masz pewności, że zostało tam zawarte wszystko, podpytaj inne osoby, które brały udział w spotkaniu czy ich zdaniem niczego nie pominęłaś/pominąłeś. Jeśli była to rozmowa telefoniczna... cóż, możesz liczyć tylko na siebie. Po sporządzeniu notatki, wyślij ją do klienta z prośbą o potwierdzenie czy właśnie o to Wam chodziło. Wynik: od tej pory macie jedną wersję wydarzeń, rzeczy do zrobienia, nowych ustaleń. Po drugie, klient nie ma prawa nie zauważyć Twojej super kompetencji (→ widzi, że Ci zależy, podchodzisz do tematu profesjonalnie).

„Klient to też człowiek” i warto starać się z nim właśnie tak rozmawiać :) Starajcie się znaleźć z nim partnerską relację, bo od niej właściwie zależy czy przed Wami kolejny projekt czy też nie... Powodzenia.
 
 
Marta Jesionowska

EventMapa.pl