Firmy eventowe
Branża eventowa mniej więcej od 10 lat notuje coraz to bardziej dynamiczny rozwój, nic więc dziwnego w tym, że przedsiębiorcy znający choć trochę specyfikę tej działalności, postanawiają postawić w niej swe pierwsze kroki.
Czy założenie agencji eventowej można uznać za dobry pomysł na biznes? Aby odpowiedzieć na to pytanie należy przeanalizować wszystkie „za” i „przeciw”, a także rozważyć koszty, które nierozerwalnie związane są z działalnością agencji zajmującej się organizacją różnorodnych eventów na zlecenie klientów.

Od pomysłu do realizacji
Sam pomysł otwarcia agencji eventowej to stanowczo zbyt mało, aby od razu móc rejestrować w urzędzie miasta taką działalność. Należy na wstępie gruntownie zapoznać się z branżą eventową, zebrać niezbędną wiedzę na temat jej funkcjonowania. Po pierwsze, należy sprecyzować, jakie działania realizowane są przez agencję eventową, na czym polegają i do jakiej grupy docelowej kierowana jest jej oferta. Podstawowym przedmiotem działalności agencji eventowej jest organizacja wszelkiego rodzaju imprez, przyjęć, koncertów, spotkań, festiwalów, wyjazdów i tym podobnych wydarzeń. Ogólnie rzecz ujmując można powiedzieć, że są to usługi polegające na zaplanowaniu, zorganizowaniu i przeprowadzeniu przedsięwzięć biznesowo-marketingowych.

Agencja Eventowa - Firmy eventowe

Kiedy już wiemy, czym ogólnie zajmuje się agencja eventowa, firma eventowa, możemy przystąpić do konstruowania jej przyszłej oferty, która wystosowana zostanie do klientów. To drugi krok na drodze realizacji pomysłu o otwarciu agencji eventowej. W zakres oferty takiej agencji mogą wchodzić następujące działania:
•Organizacja kampanii promocyjnych w terenie,
•Organizacja imprez integracyjnych dla firm i instytucji, spotkań biznesowych,
•Organizacja bankietów, wykładów, warsztatów, konferencji, targów, pikników, degustacji,
•Prowadzenie programów lojalnościowych,
•Wykonywanie animacji produktów,
•Zaplanowanie i wykonanie imprez plenerowych i firmowych,
•Kompleksowa obsługa imprez,
•Merchandising,
•Organizacja akcji door-to-door,
•Doradztwo w zakresie wyjazdów i imprez,
•Wynajmowanie hostess, promotorów i innych pracowników na imprezy,
•Zapewnianie sprzętu scenicznego.

To tylko niektóre pomysły na poszczególne punkty oferty handlowej przyszłej agencji eventowej. Konstrukcja oferty powinna stanowić bardzo ważny punkt w obmyślaniu biznesplanu agencji. Następnym krokiem jest wybór grupy docelowej, do której będzie ona skierowana. Najczęściej, agencje eventowe wybierają szeroką grupę odbiorców, aczkolwiek być może bardziej opłacalna byłaby specjalizacja, np. w obrębie wyłącznie imprez firmowych. Wówczas oferta skierowana zostałaby do określonej branży działalności gospodarczej. Generalnie, klientami firm eventowych są na ogół podmioty gospodarcze, ewentualnie wszelkiego rodzaju instytucje, fundacje, stowarzyszenia itp.
Otwarcie agencji eventowej w dzisiejszych warunkach rynkowych jest jak najbardziej wskazane, jako że coraz większa grupa przedsiębiorców i ludzi biznesu dostrzega potrzebę korzystania z usług takich firm. Agencja eventowa jest w stanie zapewnić profesjonalne usługi, z których biznesmen będzie w pełni zadowolony.

Koszta otwarcia agencji eventowej
Dla agencji eventowej będzie potrzebny również odpowiedni lokal, z dobrą lokalizacją. Najlepiej, aby było to biuro w centrum dużego miasta, albo też lokal w modnej dzielnicy biznesowej, którą ma na przykład Kraków czy Wrocław. Taka lokalizacja pozwala na lepsze poznanie klientów docelowych i dostosowanie oferty do ich potrzeb. Poza tym, prowadzenie firmy eventowej w bliskim otoczeniu potencjalnych klientów, jest jak najbardziej wskazane. Trudno powiedzieć, jak wiele będzie kosztował wynajem takiego idealnego lokalu. Na pewno będzie to kilka tysięcy złotych miesięcznie. Zawsze atrakcyjna lokalizacja skłania właścicieli lokali do tego, aby wystawiać wygórowany czynsz dla potencjalnych klientów.

Oprócz odpowiedniego lokalu należy gruntownie zająć się promocją i reklamą firmy eventowej oraz zadbać o zatrudnienie wykwalifikowanej i doświadczonej kadry pracowniczej.

Odpowiednia, szeroko zakrojona kampania promocyjna i błyskotliwa reklama jest dla firmy eventowej bardzo istotna, zwłaszcza na samym początku jej działalności. Z czasem uruchomione zostają kanały marketingu szeptanego, co oznacza, że agencja eventowa jest polecana przez jednego przedsiębiorcę innemu, dzięki czemu zyskuje coraz to nowych klientów. Oczywiście, taka kampania promocyjna „z ust do ust”, jest możliwa tylko wówczas, gdy agencja eventowa sprawdzi się i stanie na wysokości zadania zleconego jej przez klienta. Dobra opinia w branży jest kluczowa dla rozwoju działalności firmy eventowej. Początkowa kampania promocyjna bez wątpienia pociągnie za sobą niebagatelne koszty. W zależności od tego, jakie narzędzia zostaną użyte i na jaką skalę zostanie zakrojona promocja, trzeba liczyć się z kosztami rzędu od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych. Taki kapitał może się jednak w przyszłości zwrócić i to z nawiązką.

Bardzo ważnym kapitałem dla każdej agencji eventowej są ludzie. Dlatego też decydując się na założenie takiej firmy trzeba znaleźć doświadczonych i umiejętnych specjalistów z dziedziny szeroko rozumianego marketingu. Zatrudnieni w agencji eventowej fachowcy muszą dbać, aby każdorazowo organizacja danego przedsięwzięcia dla klienta była wykonana jak najbardziej profesjonalnie. Odpowiednie osoby na odpowiednich stanowiskach są kluczem do sukcesu dla firmy eventowej. Pojawia się przy tym pytanie, kogo zatrudnić do agencji eventowej? W roli specjalistów sprawdzą się osoby przebojowe, ale równocześnie dobrze zorganizowane, kreatywne i odpowiedzialne, mające szerokie horyzonty i sieć kontaktów biznesowych. Osoby zatrudnione w agencji eventowej powinny mieć dobrze rozwinięte umiejętności interpersonalne, powinny być komunikatywne, pomysłowe i odporne na stres, bowiem często przyjdzie im pracować pod presją czasu. Muszą umieć skupić się na priorytetach w pracy i być dyspozycyjni.

Podsumowanie
Wszelkie imprezy eventowe w Polsce zyskują na popularności, z tego względu pojawiają się na rynku coraz to nowe agencje organizujące eventy w sposób kompleksowy. Im szersza, ciekawsza oferta takich agencji, tym większym zainteresowaniem wśród klientów będą się one cieszyć.

Żródło: biznes-firma.pl